Registro de llaves y códigos de acceso

Para quién es

Quién tiene acceso a qué, y desde cuándo. Cada llave, llavero electrónico y código de puerta entregado ocupa una línea con la persona y la organización que lo recibió, la fecha de entrega y la de devolución, con una marca para todo lo que sigue fuera.

Equipos de mantenimiento de instalaciones, propietarios, conserjes, clubes, salones y pequeños centros que entregan llaves y códigos al personal, contratistas, limpiadores y voluntarios y necesitan saber adónde fueron.

Qué te ayuda a controlar

• Cada llave, llavero o código entregado, con una referencia que se puede citar
• Qué abre cada uno, en palabras sencillas
• Quién lo tiene, para qué organización y quién lo autorizó
• Cuánto tiempo lleva fuera cada uno, contado en días
• Un recuento continuo de lo que sigue fuera y no ha vuelto

Cómo usarla

1. Escribe arriba el centro, dónde se guardan las llaves y quién es responsable del armario.
2. Asigna una referencia a cada llave, llavero o código y usa siempre la misma cada vez que se entregue.
3. Rellena la fecha de salida y quién la recibe en el momento en que la llave sale de tus manos, y pide que firme.
4. Marca la columna Fuera y déjala marcada hasta que la llave vuelva.
5. Cuando la devuelvan, anota la fecha de devolución y desmarca la columna; los días fuera se calculan solos.
6. Cambia el código o recupera la llave cuando alguien deje de tenerla autorizada, y anota lo que hiciste en las notas.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia del registro de control de llaves?

El registro de control es la lista fija de llaves que existen y de quién las tiene normalmente. Este es el registro de movimientos: entregada en una fecha, devuelta en otra y cuánto tiempo estuvo fuera entretanto.

¿De verdad los códigos de puerta van en la misma hoja que las llaves?

Es el mismo problema: algo que abre una puerta y que se ha dado a alguien. Anota la referencia del código y no el código en sí, y guarda la hoja donde nadie que pase pueda leer los códigos.

¿Dónde debo guardar esta hoja?

En un lugar seguro, porque es un mapa de quién puede entrar. El nivel de seguridad lo decide tu propio procedimiento y la normativa aplicable en tu país o región.

¿Y si se pierde una llave?

Deja la línea abierta, márcala como aún fuera y anota lo ocurrido en las notas. Una llave perdida sigue en el registro hasta que se cambia la cerradura o aparece la llave.