Auftrags- und Projektübersicht

Für wen es gedacht ist

Alle laufenden Aufträge, mit dem Geld daneben. Jede Zeile ist ein Auftrag mit Kunde, Status, angebotenem, berechnetem und bezahltem Betrag und einem Fälligkeitsdatum; der offene Betrag wird berechnet, und die Spalten werden summiert.

Für Handwerker, Freiberufler und kleine Firmen mit mehreren Aufträgen gleichzeitig, die auf einen Blick sehen müssen, was gebucht ist, was fertig ist und wer noch etwas schuldet.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wo jeder Auftrag steht – angeboten, gebucht, in Arbeit, fertig, berechnet oder bezahlt
• Wie viel über die ganze Liste angeboten, berechnet und bezahlt wurde
• Was noch offen ist, pro Auftrag und insgesamt
• Welche Aufträge als Nächstes fällig sind

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Betrieb und den Zeitraum ein, den die Übersicht abdeckt.
2. Legen Sie eine Zeile an, sobald ein Angebot rausgeht: Auftrag, Kunde und angebotener Betrag.
3. Setzen Sie den Status im Verlauf weiter – gebucht, in Arbeit, fertig, berechnet, bezahlt – und tragen Sie berechnete und bezahlte Beträge ein, sobald es so weit ist.
4. Die Spalte für offene Beträge und die Summen aktualisieren sich online und in der Excel-Datei selbst; auf Papier summieren Sie am Seitenende.
5. Sortieren oder filtern Sie in der Excel-Datei nach Status, um nur die laufenden Aufträge zu sehen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Ersetzt das die Rechnungsstellung?

Nein. Es ist die Übersicht. Erstellen Sie die Rechnung mit dem Rechnungsgenerator oder Ihrem eigenen System und tragen Sie den Betrag dann hier ein, damit der offene Betrag stimmt.

Was, wenn ein Auftrag in Raten bezahlt wird?

Addieren Sie die berechneten und bezahlten Beträge nach und nach, oder legen Sie pro Abschnitt eine Zeile an und schreiben Sie den Abschnitt in den Auftragsnamen. In beiden Fällen zeigt die Spalte für offene Beträge die Lücke.

Wie gehe ich mit einem stornierten Auftrag um?

Setzen Sie den Status auf „Storniert“ und lassen Sie die Geldspalten leer oder tragen Sie ein, was tatsächlich berechnet und bezahlt wurde. Die Summen berücksichtigen nur die eingetragenen Beträge.

Kann ich die Zeit pro Auftrag erfassen?

Nicht auf diesem Blatt. Für Stunden nutzen Sie den Stundenzettel für Mitarbeiter und für die Kosten eines einzelnen Auftrags das Blatt zur Auftragskalkulation auf dieser Website.