Inventarliste für die Büroausstattung

Für wen es gedacht ist

Alles, was dem Büro gehört, Raum für Raum. Jede Zeile nennt den Gegenstand, seinen Standort, die Anzahl und den Stückwert, und das Blatt berechnet den Wert jeder Zeile und des gesamten Büros.

Büroleitungen, Facility-Management und alle, die einem Versicherer, einem Steuerberater oder einem neuen Vermieter sagen müssen, was sich im Gebäude befindet und was die Wiederbeschaffung kosten würde.

Was Sie damit im Blick behalten

• Welche Möbel und Geräte das Büro besitzt und in welchem Raum jeder Gegenstand steht
• Wie viele es von jedem gibt, damit sich die Zählung mit den Kaufbelegen abgleichen lässt
• Den Wert je Zeile und den Wert des gesamten Büros auf Basis Ihrer eingetragenen Beträge
• Den Zustand jedes Gegenstands, damit sich Ersatzbeschaffungen belegen lassen
• Wer wann gezählt hat, damit die nächste Zählung einen Ausgangspunkt hat

So verwenden Sie es

1. Füllen Sie den Kopf aus: Organisation, gezählter Standort oder gezählte Etage, zählende Person und Datum.
2. Gehen Sie Raum für Raum vor und schreiben Sie eine Zeile je Art von Gegenstand – acht gleiche Bürostühle sind eine Zeile mit der Anzahl acht, nicht acht Zeilen.
3. Tragen Sie in der Spalte Stückwert einen Wert je Gegenstand ein. Verwenden Sie die mit Ihrem Steuerberater oder Versicherer vereinbarte Grundlage – Wiederbeschaffungswert, Kaufpreis oder Buchwert – und vermerken Sie unten, welche.
4. Zeilenwert, Spaltensummen und Kennzahlen werden online und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier multiplizieren Sie jede Zeile und addieren die Spalte.
5. Vermerken Sie den Zustand gleich beim Zählen. Eine Zeile, die jetzt als schlecht markiert ist, ist die, nach der Sie bei der Budgetplanung gefragt werden.
6. Bewahren Sie das fertige Blatt bei Ihren Versicherungsunterlagen auf und aktualisieren Sie es, sobald ein Raum neu eingerichtet wird.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Soll ich die Dinge mit dem Kaufpreis oder dem heutigen Wert ansetzen?

Das hängt vom Zweck der Zählung ab. Ein Versicherer möchte meist den Wiederbeschaffungswert, ein Steuerberater den Buchwert. Das Blatt übernimmt den Betrag, den Sie eintragen – notieren Sie die verwendete Grundlage, damit der nächste Leser sie kennt.

Worin unterscheidet sich das von einem Anlagenverzeichnis?

Ein Anlagenverzeichnis verfolgt einzelne Anlagegüter über ihre Inventarnummer während ihrer gesamten Nutzungsdauer, einschließlich Abschreibung. Dies ist eine Zählung dessen, was in jedem Raum steht, nach Art gruppiert, für Versicherung, Budgetplanung und Umzug.

Was ist mit Computern und Bildschirmen?

Tragen Sie allgemeine Ausstattung hier ein und alles mit Seriennummer und Garantie in die Inventarliste für IT- und Computerausstattung, die Spalten für Seriennummer, Nutzer und Garantieende hat.

Wie lange dauert eine solche Zählung?

Weniger lange als gedacht, wenn Sie Raum für Raum vorgehen und gleiche Gegenstände zusammenfassen. Das gedruckte Blatt bietet Platz für eine lange Liste und geht auf einer zweiten Seite weiter; die Online-Version fügt bei Bedarf Zeilen hinzu.