Inventarliste für IT- und Computerausstattung

Für wen es gedacht ist

Jeder Computer, Bildschirm, jedes Telefon und jeder Switch, mit den Angaben, die Sie brauchen, wenn ein Gerät ausfällt: Inventar- und Seriennummer, wer es hat, wann es gekauft wurde, wann die Garantie endet und welchen Wert es in Ihren Büchern hat.

IT-Techniker, Büroleitungen und kleine Firmen ohne zentrale Verwaltungssoftware – alle, die schon einmal einen Lieferanten anrufen und zugeben mussten, dass sie die Seriennummer nicht finden.

Was Sie damit im Blick behalten

• Welche Geräte es gibt, was sie sind und wo ihre Seriennummern notiert sind
• Wer welches Gerät hat, damit beim Austritt eines Mitarbeiters alles vollständig zurückkommt
• Wann jedes Gerät gekauft wurde und wann Garantie oder Support enden
• Den Wert der genutzten Ausstattung, für die Versicherung und die Planung von Ersatzbeschaffungen
• Eine Liste nach Inventarnummern, mit der sich eine körperliche Zählung abgleichen lässt

So verwenden Sie es

1. Füllen Sie den Kopf aus: Organisation, Standort, wer die Liste erstellt und wann sie geprüft wurde.
2. Geben Sie jedem Gerät eine eigene Inventarnummer, falls es noch keine hat, und tragen Sie sie in die erste Spalte ein, damit sich Liste und Gerät später zuordnen lassen.
3. Übernehmen Sie die Seriennummer genau so, wie sie auf dem Gerät steht. Nach diesem Feld fragt jeder Lieferant, und genau das findet im Ernstfall niemand unter dem Schreibtisch.
4. Tragen Sie ein, wer das Gerät hat, das Kaufdatum und das Ende von Garantie oder Supportvertrag. Für noch nicht ausgegebene Geräte schreiben Sie statt eines Namens den Lagerort.
5. Tragen Sie die Stückkosten auf der Grundlage Ihrer Buchhaltung ein; Zeilenwert, Summen und Kennzahlen werden online und in der Excel-Datei für Sie berechnet.
6. Prüfen Sie die Garantiespalte, bevor Sie eine Reparatur freigeben, und gehen Sie die ganze Liste durch, wenn Mitarbeiter kommen oder gehen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Sollte jeder Laptop eine eigene Zeile haben?

Ja, sofern er eine Seriennummer hat – der Sinn dieses Blatts ist, dass eine Zeile genau ein Gerät bezeichnet. Fassen Sie nur Verbrauchsmaterial ohne Seriennummer wie Kabel oder Adapter über die Anzahlspalte zusammen.

Was kommt in die Inventarnummer-Spalte, wenn wir unsere Geräte nicht kennzeichnen?

Irgendetwas Einheitliches: ein kurzer Code, die Raumnummer plus eine Ziffer oder die letzten vier Zeichen der Seriennummer. Eine selbst vergebene und aufgeklebte Nummer lässt sich am Telefon leichter vorlesen als eine lange Seriennummer.

Erfasst die Liste auch Softwarelizenzen?

Nein – sie ist eine Hardwarezählung. Lizenzen, Verlängerungen und Abonnements gehören auf eine Liste für wiederkehrende Kosten; dieses Blatt bewertet Gegenstände, die Ihnen gehören.

Kann ich sie bei Austritt oder Eintritt von Mitarbeitern verwenden?

Filtern oder sortieren Sie nach der Spalte Nutzer, und Sie haben die Liste dessen, was eine Person hat. Die Online-Version speichert ihre Daten in Ihrem eigenen Browser, sodass Sie für die Übergabe eine Zwischenfassung ausdrucken können.