Checkliste der Unterlagen zum Ende des Steuerjahres

Für wen es gedacht ist

Alles an einem Ort vor der Steuererklärung. Die Liste führt durch die Unterlagen, die Einzelunternehmer am Ende des Steuerjahres meist brauchen, mit Platz für den Vermerk, ob Sie sie haben, wo sie abgelegt sind und was noch anzufordern ist.

Einzelunternehmer und Freiberufler, die ihre Unterlagen für die Steuererklärung oder für den Steuerberater zusammenstellen, besonders alle, die gleich beim ersten Mal einen vollständigen Satz übergeben möchten.

Was Sie damit im Blick behalten

• Umsatz-, Einkaufs- und Ausgabenaufzeichnungen des Jahres
• Konto-, Kreditkarten- und Plattformauszüge
• Anschaffungen, Entnahmen und Berechnungen zur Nutzung von Wohnung oder Fahrzeug
• Sonstige Einkünfte und Unterlagen, nach denen die Erklärung fragen kann
• Wo jede Unterlage abgelegt ist und was noch fehlt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben das Unternehmen, das Steuerjahr und die Person ein, die die Unterlagen zusammenstellt.
2. Gehen Sie die Liste durch und haken Sie jede Unterlage ab, die Sie bereits haben.
3. Notieren Sie, wo jede aufbewahrt wird: ein Ordner, ein Laufwerk, ein Bericht aus der Software, ein Schuhkarton.
4. Notieren Sie, was fehlt und bei wem Sie es anfordern, etwa bei einer Bank oder einer Plattform.
5. Tragen Sie Unterlagen, die speziell für Ihre Arbeit gelten, in die leeren Zeilen ein. Prüfen Sie die Vorschriften in Ihrem Land, was Ihre Erklärung erfordert.
6. Sobald jede Zeile abgehakt oder erklärt ist, übergeben Sie die Unterlagen Ihrem Steuerberater oder beginnen mit der Erklärung.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Sind das alle Unterlagen, die ich aufbewahren muss?

Das kann keine Liste für jedes Land und jede Branche sagen. Sie umfasst die Unterlagen, die die meisten Einzelunternehmer zusammenstellen; prüfen Sie die Vorschriften in Ihrem Land oder fragen Sie einen Steuerberater, was Ihre Situation darüber hinaus erfordert.

Was ist, wenn ich einen Beleg nicht finde?

Tragen Sie ihn in der Spalte „Fehlt/anfordern“ ein und notieren Sie, welchen Nachweis Sie haben, etwa eine Kontobuchung oder eine Bestätigung per E-Mail. Ob das genügt, hängt von den Regeln Ihrer Steuerbehörde ab.

Warum notieren, wo jede Unterlage abgelegt ist?

Weil nach der Erklärung oft die Frage kommt, wo der Nachweis ist. Ein Vermerk zu Ordner oder Dateiname erspart die Suche, wenn Ihr Steuerberater oder das Finanzamt später nach einer Zahl fragt.

Kann ich die Liste für den Jahresabschluss statt für das Steuerjahr nutzen?

Ja. Endet Ihr Geschäftsjahr zu einem anderen Datum, tragen Sie oben das passende Datum ein; die benötigten Unterlagen sind dieselben.