Belegverzeichnis für die Belegablage

Für wen es gedacht ist

Geben Sie jedem Beleg eine Nummer und einen Platz. Jeder Beleg, den Sie als Nachweis aufbewahren, bekommt eine Zeile: seine Nummer, Lieferant und Betrag, die Zahlungsart, die Kassenbuchbuchung, die er belegt, und wo das Papier oder der Scan liegt. Zum Jahresende finden Sie jeden einzelnen sofort.

Einzelunternehmer und Freiberufler mit einem Schuhkarton voller Quittungen, einem Handy voller Fotos oder einer App mit gescannten Belegen, die jeden davon mit der Buchhaltung verknüpfen müssen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Eine fortlaufende Nummer auf jedem Beleg und im Verzeichnis
• Datum, Lieferant und Betrag jedes Belegs
• Ob per Überweisung, Karte oder bar bezahlt wurde
• Die Kassenbuchzeile, die der Beleg nachweist
• Wo das Original oder der Scan liegt und ob er geprüft wurde

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Unternehmen, Zeitraum und die Bezeichnung von Ordner, Karton oder Datei ein.
2. Nummerieren Sie jeden Beleg bei Eingang, in der Ecke des Papiers oder im Dateinamen des Scans, und geben Sie ihm die nächste Zeile.
3. Erfassen Sie Datum, Lieferant, Betrag und Zahlungsart.
4. Wenn Sie den Beleg im Kassenbuch buchen, tragen Sie die Kassenbuchreferenz daneben ein.
5. Notieren Sie den Ablageort: Papierordner, Scan oder App. Haken Sie „Geprüft“ ab, sobald Buchung und Beleg übereinstimmen.
6. Füllen Sie es auf Papier aus oder in der Browserversion, die in Ihrem eigenen Browser gespeichert wird, und beginnen Sie für jeden Zeitraum ein neues Verzeichnis.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Warum Belege nummerieren, statt sie nur nach Datum abzulegen?

Eine Nummer verbindet den Beleg mit genau einer Zeile im Verzeichnis und einer Zeile im Kassenbuch. Fragt jemand nach einer Buchung, führt die Nummer direkt zum Nachweis, und eine Lücke in der Nummernfolge zeigt, dass ein Beleg fehlt.

Kann ich Scans statt Papier aufbewahren?

Viele tun das. Ob Scans anstelle der Originale anerkannt werden, hängt von den Vorschriften in Ihrem Land ab; prüfen Sie diese. In jedem Fall gehört die Belegnummer in den Dateinamen des Scans, damit beides zusammenpasst.

Wie lange sollte ich Belege aufbewahren?

Die Frist unterscheidet sich je nach Land und Art der Unterlage, daher wird hier keine genannt. Prüfen Sie die Vorschriften in Ihrem Land und schreiben Sie das Datum, bis zu dem aufzubewahren ist, auf den Ordner.

Was gehört in die Kassenbuchreferenz?

Alles, was die Zeile in Ihrer Buchhaltung eindeutig kennzeichnet: Seiten- und Zeilennummer, eine Buchungsnummer aus Ihrer Tabelle oder Datum und Betrag. Verwenden Sie das ganze Jahr dieselbe Schreibweise.