Mahnprotokoll für überfällige Rechnungen

Für wen es gedacht ist

Was nachgefasst wurde, wann und was gesagt wurde. Jeder Kontakt wegen einer überfälligen Rechnung bekommt eine Zeile mit dem Kontaktweg, der Antwort oder dem zugesagten Datum und dem nächsten Schritt, sodass Sie genau belegen können, was geschehen ist, falls die Forderung weiterverfolgt werden muss.

Einzelunternehmer und Freiberufler mit Kunden, die spät zahlen, und alle, die den Überblick verloren haben, ob die zweite Erinnerung schon rausging oder was der Kunde am Telefon zugesagt hat.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede überfällige Rechnung mit Betrag und Fälligkeitsdatum
• Jede Erinnerung, jeden Anruf und jeden Brief mit Datum und Kontaktweg
• Was der Kunde gesagt hat und welches Zahlungsdatum er zugesagt hat
• Den nächsten Schritt und die bereits erledigten Eskalationsstufen

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Unternehmen und Zeitraum ein und legen Sie eine Zeile für eine Rechnung an, sobald sie nach Ihren Zahlungsbedingungen überfällig ist.
2. Erfassen Sie jeden Kontakt in einer eigenen Zeile, auch ein kurzes Telefonat, mit Datum und Kontaktweg.
3. Notieren Sie die Antwort nach Möglichkeit mit den Worten des Kunden, dazu jedes zugesagte Zahlungsdatum.
4. Legen Sie nächsten Schritt und Datum fest, bevor Sie die Zeile abschließen, und arbeiten Sie die Eskalations-Checkliste der Reihe nach ab.
5. Bewahren Sie das Papierprotokoll zusammen mit den Rechnungskopien auf, oder füllen Sie die Browserversion aus, die in Ihrem eigenen Browser gespeichert wird.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Ab wann gilt eine Rechnung als überfällig?

Sobald das Zahlungsziel nach Ihren eigenen Bedingungen verstrichen ist. Das Blatt setzt keine bestimmte Anzahl von Tagen voraus; tragen Sie das Fälligkeitsdatum von der Rechnung ein und beginnen Sie das Protokoll am Tag danach.

Warum Telefonate notieren?

Weil sich eine telefonische Zusage später leicht bestreiten lässt. Eine datierte Notiz, mit wem Sie gesprochen haben und was gesagt wurde, ist oft die nützlichste Zeile auf dem Blatt, wenn die Forderung strittig wird.

Kann ich Zinsen oder Mahngebühren berechnen?

Nur, soweit Ihre eigenen Bedingungen und die Vorschriften in Ihrem Land es zulassen. Das Blatt enthält keinen Satz und keine Gebühr; prüfen Sie die Lage für Ihr Land und Ihren Vertrag, bevor Sie einer Rechnung etwas hinzufügen.

Was, wenn die Rechnung nie bezahlt wird?

Erfassen Sie den letzten Schritt und Ihre Entscheidung, und übertragen Sie die Rechnung dann in das Protokoll für Forderungsausfälle und Abschreibungen, damit sie in Ihrer Buchhaltung berücksichtigt werden kann.