Rechnungsausgangsbuch als Excel-Tabelle

Für wen es gedacht ist

Jede Rechnung, die Sie stellen, in Nummernfolge. Das Buch führt jede mit Netto-, Steuer- und Bruttobetrag und dem Datum der Zahlung auf, sodass eine fehlende oder doppelte Nummer auffällt und sich die Umsätze des Zeitraums an einer Stelle summieren lassen.

Freiberufler und Einzelunternehmer, die ihren Kunden Rechnungen stellen und eine lückenlose Nummernfolge als Grundlage wollen, ob sie die Zahlen später selbst verbuchen oder das Buch an ihren Steuerberater geben.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede gestellte Rechnung, nach Datum und Nummer geordnet
• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag jeder Rechnung
• Welche Rechnungen bezahlt sind und wann
• Die Rechnungssummen des Zeitraums und wie viele noch offen sind

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Unternehmen, Zeitraum und die erste Rechnungsnummer im Kopf ein; die letzte Nummer ergänzen Sie, wenn der Zeitraum abgeschlossen ist.
2. Legen Sie für jede Rechnung eine Zeile an, sobald Sie sie stellen, und übernehmen Sie Nummer, Kunde und Beträge genau so, wie sie auf der Rechnung stehen.
3. Tragen Sie Steuer nur ein, wenn Sie sie berechnen, mit dem Satz, der für Sie gilt; andernfalls lassen Sie die Spalte leer.
4. Wenn die Zahlung eingeht, tragen Sie das Zahlungsdatum ein und haken das Feld „Bezahlt“ ab; Bruttospalte, Summen und Anzahlen werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet.
5. Prüfen Sie am Ende des Zeitraums, ob die Nummern lückenlos aufeinander folgen, und übertragen Sie die offenen Rechnungen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was ist ein Rechnungsausgangsbuch?

Eine Liste der Rechnungen in der Reihenfolge, in der sie gestellt wurden. Aus ihr werden die Umsätze verbucht, und sie belegt, dass die Nummernfolge vollständig ist. Das zählt, wenn jemand fragt, warum Rechnung Nummer 47 fehlt.

Worin unterscheidet es sich von einer Liste offener Rechnungen?

Eine Liste offener Rechnungen ist darauf ausgelegt, Geld einzufordern. Das Rechnungsausgangsbuch ist die vollständige Aufzeichnung dessen, was in Rechnung gestellt wurde, bezahlt oder nicht, in Nummernfolge. Für das Nachfassen nutzen Sie das Mahnprotokoll für überfällige Rechnungen.

Ich berechne keine Steuer. Kann ich die Spalte weglassen?

Lassen Sie sie leer. Brutto entspricht dann Netto, und die Summen stimmen trotzdem. Ob Sie Steuer berechnen müssten, hängt von den Vorschriften in Ihrem Land ab; fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Finanzamt nach.

Was ist mit Gutschriften?

Erfassen Sie eine Gutschrift in einer eigenen Zeile mit negativen Beträgen und vermerken Sie in der Beschreibung, auf welche Rechnung sie sich bezieht, damit die Summen zeigen, was tatsächlich geschuldet war.