Libro de registro de trayectos y distancias

Para quién es

Un registro de distancias al estilo de un libro encuadernado, anotado trayecto a trayecto. Cada línea lleva la lectura del odómetro al salir y al llegar, de modo que las lecturas continúan de una página a la siguiente y las distancias se pueden cuadrar con el vehículo en lugar de darlas por buenas.

Conductores que tienen que poder demostrar adónde fue un vehículo y por qué: usuarios de vehículo de empresa, responsables de vehículos compartidos, conductores autónomos, entidades con un minibús y cualquiera que lleve un libro en la guantera.

Qué te ayuda a controlar

• Cada trayecto en el orden en que se hizo, con las dos lecturas del odómetro
• La distancia de cada trayecto, calculada en lugar de estimada
• Trayectos de trabajo y personales, marcados y contados por separado
• La distancia de trabajo en su propia columna, lista para la tarifa que te corresponda
• La distancia total recorrida desde la lectura inicial anotada arriba de la hoja

Cómo usarla

1. Escribe arriba el vehículo, la matrícula, el conductor y la lectura del odómetro con la que se abre el libro.
2. Rellena una línea antes de salir y complétala al llegar: la lectura final de un trayecto es la inicial del siguiente.
3. Indica adónde fuiste y, en pocas palabras, por qué. La columna de motivo es la que se examina en una reclamación o una auditoría.
4. Marca cada trayecto como de trabajo o personal; la columna de trabajo se rellena sola a partir de esa elección.
5. La distancia y la distancia de trabajo se calculan solas en pantalla y en el libro de Excel; en papel, resta las lecturas.
6. Al cerrar la hoja, compara la última lectura final con el odómetro del vehículo: deben coincidir.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia del registro de desplazamientos y viajes de negocio?

Ese está pensado para una reclamación: trayectos, gastos y lo que te deben. Este es el libro que va en el vehículo, donde cada lectura sigue a la anterior y los trayectos personales se anotan junto a los de trabajo.

¿Qué tarifa aplico a la columna de trabajo?

La que fije tu autoridad fiscal o tu empleador. Las tarifas cambian según el país, el vehículo y el año, por lo que aquí no aparece ninguna. La hoja te da una distancia de trabajo limpia a la que aplicar la tuya.

¿Tengo que anotar los trayectos personales?

Depende de para qué lleves el libro: en algunos casos lo importante es que la secuencia del odómetro no se interrumpa, y los huecos generan preguntas. Consulta lo que se exige en tu país o región.

Las lecturas no cuadran porque alguien olvidó anotar una línea.

Añade una línea para el trayecto que falta con lo que sepas, indícalo en las notas y sigue adelante. Un hueco anotado vale más que un libro impecable que ha sido retocado.

¿Puedo usarlo para una furgoneta, un minibús o una máquina con cuentahoras?

Sí. Las columnas funcionan igual para cualquier cosa que cuente de forma acumulada. Pon las horas en las columnas del odómetro si eso es lo que registra la máquina.