Registro del depósito de combustible a granel

Para quién es

Todo lo que entra y sale de un depósito a granel, con el saldo arrastrado a lo largo de la página. Una entrega suma al saldo, cada salida a un vehículo, una máquina o un bidón resta, y la cifra de la columna de saldo es lo que debería quedar en el depósito.

Explotaciones agrícolas, empresas de transporte, empresas de alquiler de maquinaria, puertos deportivos, equipos de mantenimiento de zonas verdes y cualquiera que guarde gasóleo, gasóleo agrícola, gasolina o queroseno en un depósito y lo vaya sacando durante la semana.

Qué te ayuda a controlar

• Las entradas y las salidas en una misma página, en el orden en que ocurrieron
• Un saldo acumulado, para comparar la cifra contable con la medición con varilla
• A quién o a qué fue cada salida, y quién la sacó
• El costo de cada entrega al precio que pagaste
• Un número de comprobante o albarán en cada movimiento

Cómo usarla

1. Rellena arriba el depósito, el combustible, su capacidad, la unidad en que mides y el último precio que pagaste.
2. Escribe una fila por cada movimiento el día en que ocurra: tanto entregas como salidas, en la misma lista.
3. Pon la cantidad de una entrega en la columna Entrada y la de una salida en la columna Salida. Nunca las dos en la misma fila.
4. Anota el vehículo, la máquina o el recipiente en cada salida, y el proveedor y el número de comprobante en cada entrega.
5. El saldo se arrastra solo en pantalla y en el libro de Excel; en papel, suma la entrada y resta la salida sobre la marcha.
6. Mide el depósito con varilla o indicador con regularidad y anota la lectura en las notas junto al saldo del mismo día.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué precio pongo en la casilla de precio?

El de tu última factura, en la misma unidad en que cuenta el registro. Los precios del combustible cambian constantemente y dependen del proveedor y del tipo, por lo que aquí no se imprime ninguno. Si el precio cambia a mitad de página, empieza una hoja nueva o anota el cambio en las notas.

El saldo y la medición con varilla no coinciden. ¿Está mal la hoja?

La hoja solo sabe lo que se ha escrito en ella. Una diferencia suele deberse a una salida sin anotar, a un indicador redondeado o al efecto de la temperatura en el volumen. Anota la medición, anota la diferencia y busca la fila que falta.

¿Puedo usarlo para un depósito de gasóleo de calefacción en casa?

Puedes, pero el registro de entregas de gasóleo de calefacción está pensado para eso: un proveedor, entregas y consumo. Este es para un depósito del que sacan varias personas durante la semana y que necesita un saldo.

¿Sirve para más de un depósito?

Usa una hoja por depósito. Mezclar dos depósitos en una misma columna de saldo hace que el saldo no signifique nada. Imprime la hoja dos veces y escribe el depósito en la casilla del encabezado.