Control de flota de vehículos

Para quién es

Todos los vehículos en una página, con lo próximo que toca. Una línea por vehículo con las cuatro fechas que importan y la cuenta de días restantes, y al lado el costo mensual de cada uno.

Pequeñas empresas con unas cuantas furgonetas, familias con varios vehículos y quien se ocupa de vehículos que no conduce a diario.

Qué te ayuda a controlar

• Qué vehículo necesita algo primero y cuántos días faltan
• Quién conduce cada vehículo y la última lectura del odómetro que tomaste
• Las fechas de revisión, inspección, seguro e impuestos de toda la flota, una al lado de la otra
• El costo mensual de uso por vehículo, sumado para toda la flota
• Una sola hoja para echar un vistazo el primer día de cada mes

Cómo usarla

1. Anota cada vehículo con su matrícula, el conductor habitual y la lectura del odómetro al rellenar la hoja.
2. Rellena la fecha de la próxima revisión, la de la próxima inspección o prueba y las renovaciones del seguro y los impuestos, a partir de los documentos de cada vehículo.
3. En las versiones para navegador y hoja de cálculo, las columnas de días cuentan hacia atrás desde hoy; la fecha más próxima de toda la flota aparece en el resumen.
4. En la segunda tabla, anota el gasto mensual habitual de cada vehículo por categoría; el total por vehículo y el de la flota se calculan solos.
5. Actualiza el odómetro y las fechas cada vez que se haga un trabajo, y vuelve a imprimir la copia en papel cuando quede desordenada.
6. Lleva un registro de mantenimiento o un historial de revisiones por vehículo para los detalles; esta hoja es la vista general.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vehículos caben?

Siete líneas en la página impresa, y tantos como quieras en las versiones para navegador y hoja de cálculo. Una flota más grande conviene repartirla en varias hojas, por base o por conductor.

¿De dónde salen las fechas de vencimiento?

De los documentos de cada vehículo y de su taller: la hoja no sugiere ningún intervalo. Las inspecciones que debe pasar un vehículo cambian según el país y el tipo de vehículo, así que consulta la normativa que se aplica al tuyo.

¿Qué va en la tabla de costos mensuales?

Un promedio realista de cada categoría: combustible, revisiones y reparaciones, seguro e impuestos repartidos en doce meses, y cualquier otro gasto, como la financiación o el estacionamiento. La hoja de cálculo de costos de uso te da las cifras reales de un vehículo si las quieres.

¿Puedo usarlo para vehículos de alquiler o compartidos?

Sí. Usa la columna del conductor para quien tenga las llaves esa semana, y la de notas para la empresa de alquiler o la fecha de devolución.