Inventario de repuestos de maquinaria

Para quién es

El almacén de repuestos contado y valorado. Cada línea lleva la referencia, la máquina a la que pertenece y el estante donde está, para que una avería a las tres de la mañana sea una consulta y no una búsqueda.

Técnicos de mantenimiento, encargados de almacén y supervisores de producción que guardan repuestos críticos en planta y necesitan saber qué hay, cuánto vale y qué ha bajado desde el último recuento.

Qué te ayuda a controlar

• La referencia, la descripción y la referencia del proveedor de cada repuesto
• A qué máquina o línea corresponde cada pieza, para coger la correcta a la primera
• El hueco, rack o estante donde se guarda
• El valor inmovilizado en el almacén de repuestos al costo por pieza que introduzcas
• Las líneas que han bajado del mínimo que decidiste mantener

Cómo usarla

1. Rellena el encabezado con el centro, el almacén que se cuenta, quién cuenta y la fecha.
2. Recorre las estanterías y escribe una línea por referencia. Copia la referencia tal como la imprime el fabricante: un dígito cambiado es una entrega equivocada.
3. Indica la máquina o línea a la que pertenece cada pieza. Si una pieza sirve para varias máquinas, anota la principal y las demás al pie.
4. Introduce la cantidad mínima que has decidido mantener de esa pieza. La hoja no da ninguna cifra: la fija el tiempo que tarda en llegar la pieza y lo que te cuesta una parada.
5. Introduce el costo por pieza de tu última orden de compra; el valor de cada línea, los totales y el resumen se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel.
6. Haz los pedidos a partir de las líneas marcadas bajo el mínimo y archiva la hoja con los registros de mantenimiento para que el próximo recuento tenga un punto de partida.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué va en la columna del mínimo?

Tu propia cifra, no la nuestra. Depende del plazo de entrega de tu proveedor y de lo imprescindible que sea la máquina. La columna de aviso solo compara el recuento con el número que escribas.

¿Cómo funciona la columna de aviso?

Muestra 1 cuando la cantidad contada está por debajo del mínimo que introdujiste y 0 en caso contrario. El resumen suma esa columna, así que el número de líneas que requieren atención aparece en la hoja sin tener que repasarla.

¿Incluyo aquí los consumibles?

Solo si los guardas como repuestos. Aceites, filtros y tornillería que se compran por cajas suelen ir en una hoja de consumibles; esta es para las piezas que paran una máquina cuando faltan.

¿Y las piezas montadas durante el año?

Resta del recuento cuando saques una del estante, o vuelve a contar en fechas fijas y deja que la hoja muestre la diferencia. Anota en las notas la máquina y la fecha de cada pieza montada para que el patrón de consumo se vea la próxima vez.