Revisión de salida y devolución de equipos de alquiler

Para quién es

Una sola hoja para los dos extremos del alquiler. Cada parte de la máquina se marca al salir y otra vez al volver, así que un cambio de estado se ve en la misma línea, y cualquier cargo se anota al lado y se suma.

Mostradores de alquiler de herramientas y maquinaria, empresas de alquiler para eventos y carpas, contratistas que subalquilan a otros, clubes y salones comunitarios que prestan equipos y cualquiera que haya discutido por un daño que nadie anotó.

Qué te ayuda a controlar

• El estado de cada parte de la máquina cuando salió del almacén
• El estado de esas mismas partes cuando volvió, en la misma línea
• Las lecturas del contador o de horas al principio y al final del alquiler
• Qué daños se cobraron y a cuánto ascendieron los cargos

Cómo usarla

1. Anota el cliente, la referencia del contrato, el equipo y su número de serie o de flota.
2. Marca la columna de salida de cada parte mientras revisas la máquina con el cliente delante.
3. Anota la lectura del contador, el nivel de combustible y los accesorios que salen, y pide al cliente que firme.
4. A la vuelta, marca la columna de devolución de las mismas partes sin mirar lo que escribiste antes.
5. Escribe el daño en la columna de notas y el importe cobrado en la columna de cargo.
6. Firma la devolución, da una copia al cliente y guarda la tuya con el contrato.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué marcar el estado dos veces en la misma línea?

Porque una disputa siempre gira en torno a la diferencia. Leyendo una sola línea se ve una parte que salió con marcas y volvió dañada, sin que nadie tenga que buscar la hoja del mes pasado.

¿Qué se pone en la columna de cargo?

Lo que tus propias condiciones de alquiler digan que cobras por ese daño. La hoja no incluye tarifas, cargos de limpieza ni importes mínimos: son tuyos y van en tus condiciones, no en un formulario gratuito.

¿Sirve para préstamos en lugar de alquileres?

Sí. Clubes, salones y lugares de trabajo que prestan equipos usan las mismas dos columnas y dejan vacía la de cargo, o la usan para un depósito retenido y devuelto.

¿La hoja sirve para más de un equipo?

Está pensada para un solo equipo con varias partes revisadas. Para un lote de varias máquinas que salen juntas encaja mejor un registro de préstamo de equipos o una hoja de inventario, con una de estas por máquina.