Registro de reparto de gastos profesionales y personales

Para quién es

Una cuenta, dos tipos de gasto. Cada pago de una cuenta o tarjeta compartida tiene su línea: anotas la parte profesional y se calcula la personal, para que solo la parte del negocio llegue a tu contabilidad.

Autónomos que llevan el negocio con una cuenta o tarjeta personal, o que a veces compran artículos profesionales y personales en una misma operación.

Qué te ayuda a controlar

• Cada pago de la cuenta o tarjeta compartida en el periodo
• La parte profesional de cada uno, con la parte personal calculada
• El porcentaje profesional de cada pago
• Una categoría y una referencia del justificante para la parte profesional
• Los totales del periodo y cuántos pagos se repartieron

Cómo usarla

1. Anota arriba la cuenta o la tarjeta y el periodo que abarca el registro.
2. Recorre el extracto línea a línea y anota la fecha, un concepto y el importe completo.
3. Anota la parte profesional de cada pago. Si es totalmente personal, no anotes nada; si es totalmente profesional, anota el importe completo.
4. Elige una categoría y escribe una referencia al recibo o la factura de la parte profesional.
5. La parte personal, el porcentaje y los totales se calculan en la versión web y en el libro de Excel; en papel, resta en horizontal en cada línea.
6. Pasa el total profesional por categoría a tus registros de gastos y guarda este registro con el extracto.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo decido la parte profesional?

A partir del recibo siempre que puedas: el tique de una tienda con artículos profesionales y personales muestra el precio de cada uno. Para un gasto compartido, como la factura del teléfono, usa una proporción razonada propia y anota cómo llegaste a ella.

¿Tengo que anotar los pagos totalmente personales?

Anotar todas las líneas hace que los totales coincidan con el extracto, que es la forma más fácil de comprobar que no falta nada. Si lo prefieres, anota solo las líneas con parte profesional e indica que lo has hecho así.

¿Qué se considera un pago repartido?

Un pago que tiene una parte profesional y una parte personal. La hoja cuenta una línea como repartida cuando la parte profesional es mayor que cero pero menor que el total.

¿Debo abrir una cuenta separada para el negocio?

A muchos autónomos les resulta más sencillo, pero que la necesites depende de tu banco y de la normativa aplicable en tu país o región. Este registro sirve para mantener las cuentas en orden en cualquier caso.