Hoja de cálculo de costos de software y uso profesional

Para quién es

Descubre lo que te cuestan de verdad tus herramientas. Cada aplicación, suscripción y servicio tiene su línea con la forma de cobro, el costo anual y la parte que usas para trabajar, y la hoja totaliza el costo profesional del año. Aquí suelen aparecer las suscripciones que habías olvidado.

Freelancers y autónomos que pagan varias aplicaciones y servicios en línea, algunos solo para el trabajo y otros compartidos con el uso personal.

Qué te ayuda a controlar

• Cada aplicación, herramienta y suscripción que pagas, y para qué sirve
• Si se cobra cada mes o cada año, y el importe de cada cargo
• El costo anual de cada una
• Tu propio porcentaje de uso profesional de cada una
• El costo profesional del año y su equivalente mensual

Cómo usarla

1. Anota arriba el nombre del negocio y el año.
2. Repasa tus extractos bancarios y de tarjeta y anota cada programa, aplicación o servicio en línea que te cobre.
3. Indica la forma de cobro, el costo por cargo y el número de cargos del año.
4. Anota tu propio porcentaje de uso profesional de cada uno: todo, si la herramienta es solo para trabajar; menos, si la compartes con el uso personal. Anota cómo lo has decidido.
5. Los costos anuales y profesionales, los totales y la cifra mensual se calculan en la versión web y en el libro de Excel; en papel, multiplica en horizontal y suma en vertical.
6. Revísala antes de cada renovación y cancela lo que ya no uses.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo decido el porcentaje de uso profesional?

Según cómo usas realmente la herramienta. Una aplicación de diseño que solo usas para trabajos de clientes es totalmente profesional; un plan de teléfono o una cuenta de almacenamiento compartida con la familia lo es en parte. Anota tu razonamiento y consulta la normativa aplicable en tu país o región sobre cómo se trata el uso mixto.

¿Anoto los precios con o sin impuesto sobre las ventas?

Anótalos igual que en tu contabilidad. Si recuperas el impuesto sobre las ventas, mucha gente usa la cifra neta; si no, el importe total pagado. Mantén un solo criterio en toda la hoja.

¿Y las herramientas que se cobran en otra moneda?

Anota el importe que realmente salió de tu cuenta en tu propia moneda, según tu extracto, para que los totales coincidan con tu contabilidad y no con el precio de lista.

¿De dónde sale el equivalente mensual?

Es el costo anual total dividido entre doce, lo que facilita compararlo con un presupuesto mensual o una previsión de tesorería.