Registro de depósitos y anticipos de clientes

Para quién es

Dinero cobrado antes de hacer el trabajo. Cada depósito o anticipo tiene su fila con lo recibido, lo aplicado a facturas, lo devuelto y el saldo que aún conservas, para que sepas qué parte del dinero del banco todavía no te has ganado.

Freelancers, profesionales de oficios y consultores que cobran depósitos, reservas o anticipos mensuales antes de entregar el trabajo.

Qué te ayuda a controlar

• Cada depósito o anticipo recibido, por cliente y trabajo
• A qué factura se ha aplicado cada uno, y cuándo
• Lo que se haya devuelto al cliente
• El saldo que aún conservas de cada cliente
• Los totales retenidos de todos los clientes

Cómo usarla

1. Anota arriba el negocio y el periodo que abarca el registro.
2. Añade una fila cada vez que llegue un depósito o un anticipo: la fecha, el cliente, el trabajo o acuerdo y el importe.
3. Cuando factures el trabajo, anota la fecha, el número de factura y el importe del depósito que aplicas a ella.
4. Si devuelves dinero al cliente, anótalo en la columna de devuelto y explica el motivo en las notas.
5. El saldo retenido y los totales se calculan en la versión web y en el libro de Excel; en papel, resta lo aplicado y lo devuelto de lo recibido.
6. Compara el saldo total retenido con tu banco en cada cierre de mes, para no confundir nunca el dinero anticipado con lo ganado.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué separar los depósitos de las ventas?

Porque un depósito no se ha ganado hasta que se hace el trabajo. Anotarlo aquí hasta aplicarlo a una factura evita contar dos veces el mismo dinero: una como depósito y otra en la factura.

¿Y si un depósito se reparte entre varias facturas?

Suma los importes en la columna de aplicado y anota los números de factura, o usa una fila nueva para el mismo cliente sin nada en recibido y con la segunda aplicación, y lee juntas las filas del cliente.

¿Y un anticipo mensual?

Dale a cada pago mensual su propia fila. Cuando factures el trabajo del mes, aplícale el anticipo; la parte que no se use queda en el saldo retenido hasta que acuerdes con el cliente qué hacer con ella.

¿Indica esta hoja cómo tributan los depósitos?

No. Cuándo cuenta un depósito como ingreso a efectos fiscales depende de tu normativa y de tu criterio contable. Consulta la normativa aplicable en tu país o región o pregunta a un asesor.