Registro de deudas incobrables y cancelaciones

Para quién es

Registra las facturas que has dejado de reclamar. Cada línea muestra la factura, a qué correspondía, lo que se haya recuperado, el importe cancelado, el motivo y la fecha en que se tomó la decisión. Así la decisión y la cifra quedan por escrito para tu contabilidad y tu asesor.

Autónomos y freelancers que facturan a crédito a sus clientes y de vez en cuando tienen que aceptar que una deuda no se va a pagar.

Qué te ayuda a controlar

• Qué facturas se cancelaron y de qué clientes
• El importe original y lo que se recuperó antes de darla por perdida
• El importe cancelado de cada factura
• Por qué se canceló y cuándo se tomó la decisión
• Quién lo aprobó y el total cancelado en el periodo

Cómo usarla

1. Anota el negocio y el periodo que cubre el registro.
2. Cuando decidas que una factura no se va a pagar, dale una línea con su número, el cliente, la fecha y el importe original.
3. Anota cualquier pago parcial o cantidad recuperada, y el importe que cancelas.
4. Indica el motivo con claridad, por ejemplo: el cliente cerró el negocio, disputa resuelta con acuerdo o no compensa reclamarla.
5. Fecha la decisión y pon tus iniciales, y marca la factura como cancelada en tu registro de ventas.
6. Suma la columna de cancelado al final del periodo y pasa la cifra a tu resumen de fin de año.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debe ir una factura a este registro?

Cuando hayas decidido dejar de reclamarla, no mientras sigas haciéndolo. Lleva las reclamaciones en otro registro y pasa aquí la factura una vez tomada la decisión, para que este solo recoja casos cerrados.

¿Se puede recuperar más tarde una deuda cancelada?

A veces. Si llega dinero después de la cancelación, anótalo junto a la línea original y registra el cobro en tu libro de caja. Cómo se trata un cobro tardío en la contabilidad depende de la normativa aplicable en tu país o región.

¿Una deuda cancelada es un gasto deducible?

Depende de tu criterio contable y de la normativa aplicable en tu país o región, así que esta hoja no lo dice. Solo recoge los hechos; consulta las indicaciones de tu administración tributaria o a tu asesor sobre cómo tratarla.

¿Por qué anotar quién lo aprobó si trabajo solo?

Poner la fecha y tus iniciales marca el momento en que tomaste la decisión. Si tienes un socio o alguien que te lleva la contabilidad, muestra cuál de los dos la aprobó.