Protokoll für Gutschriften und Erstattungen

Für wen es gedacht ist

Jede Gutschrift, zurückverfolgt zur Rechnung. Jede ausgestellte Gutschrift erhält eine Zeile, die sie mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft, mit Grund und dem Vermerk, ob Geld zurückgezahlt wurde, damit Sie Ihre Umsatzzahlen korrigieren und die Korrektur erklären können.

Einzelunternehmer und Freiberufler, die gelegentlich eine Rechnung kürzen oder stornieren, eine Erstattung leisten oder einen Streit mit einer Teilgutschrift beilegen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Gutschriftnummer und die Rechnung, die sie mindert
• Den Kunden, den Betrag und den Grund
• Ob Geld erstattet wurde, wann und wie
• Die Summe der Gutschriften und Erstattungen im Zeitraum
• Eine Spur, die niedrigere Umsatzzahlen später erklärt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben das Unternehmen und den Zeitraum des Protokolls ein.
2. Geben Sie jeder Gutschrift die nächste Nummer Ihrer eigenen Folge und tragen Sie Datum und Kunden ein.
3. Tragen Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer, den gutgeschriebenen Betrag und einen kurzen, konkreten Grund ein.
4. Wurde Geld zurückgezahlt, tragen Sie den erstatteten Betrag, das Datum und den Zahlungsweg ein; wurde die Gutschrift mit einer späteren Rechnung verrechnet, lassen Sie die Erstattung leer und vermerken das in den Notizen.
5. Addieren Sie am Ende des Zeitraums die Spalten „Gutgeschrieben“ und „Erstattet“ oder lassen Sie die Browserversion die Summen bilden.
6. Korrigieren Sie Ihre Umsatzaufzeichnungen um die Summe der Gutschriften und legen Sie jede Gutschrift bei ihrer Rechnung ab.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Erstattung?

Eine Gutschrift mindert, was ein Kunde auf eine Rechnung schuldet. Eine Erstattung ist tatsächlich zurückgezahltes Geld. Eine Gutschrift kann erstattet oder mit einer künftigen Rechnung verrechnet werden, deshalb hält das Protokoll beides fest.

Kann ich die ursprüngliche Rechnung nicht einfach ändern oder löschen?

Meist ist es klarer, die Rechnung so zu lassen, wie sie ausgestellt wurde, und eine Gutschrift dazu zu erfassen: So hat die Nummerierung keine Lücken, und die Änderung ist erklärt. Prüfen Sie die Vorschriften in Ihrem Land, wenn Sie unsicher sind.

Wie nummeriere ich Gutschriften?

Verwenden Sie eine eigene Nummernfolge, die nicht mit Ihren Rechnungsnummern verwechselt werden kann, etwa mit einem Präfix, und vergeben Sie keine Nummer zweimal. Im Protokoll bleiben sie in der richtigen Reihenfolge.

Sollte ich Erstattungen über eine Karte oder Plattform erfassen?

Ja. Tragen Sie die Plattform als Zahlungsweg ein. Das hilft beim Monatsabschluss, die Erstattung Ihrem Konto- oder Plattformauszug zuzuordnen.