Besprechungsnotizen mit Maßnahmenliste

Für wen es gedacht ist

Eine Besprechung auf einer Seite, mit den Aufgaben dort, wo sie nicht verloren gehen. Oben steht die Besprechung selbst – worum es ging, wann, wer da war und warum –, in der Mitte die Notizen nach Thema, und die Aufgabentabelle unten gibt jeder Aufgabe eine zuständige Person, einen Termin und ein Kästchen zum Abhaken.

Alle, die Besprechungen leiten oder daran teilnehmen und danach mit einer Seite Gekritzel dastehen, aber ohne klare Liste, wer was erledigt.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wozu die Besprechung diente, wer dabei war und wann sie stattfand
• Was besprochen und entschieden wurde, Thema für Thema
• Jede Aufgabe mit zuständiger Person und Termin
• Welche Aufgaben erledigt sind und welche bei der nächsten Besprechung noch offen sind

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Titel, Datum, Teilnehmende und das Ziel der Besprechung ein.
2. Schreiben Sie während der Besprechung jedes Thema in eine Zeile und daneben, was gesagt oder entschieden wurde. Entscheidungen sollten Sie als solche kennzeichnen.
3. Sobald jemand zusagt, etwas zu übernehmen, tragen Sie es mit Name und Termin in die Aufgabentabelle ein – bevor das Gespräch weitergeht.
4. Lesen Sie die Aufgaben am Ende vor, damit alle ihren eigenen Namen neben ihrer eigenen Aufgabe hören.
5. Bringen Sie das Blatt zur nächsten Besprechung mit und haken Sie zuerst die Aufgaben ab; die offenen bilden den Anfang der Tagesordnung.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich das von der Protokollvorlage?

Ein Protokoll ist eine förmliche Niederschrift mit nummerierter Tagesordnung und Genehmigung. Dies ist die Arbeitsseite für eine gewöhnliche Besprechung: Notizen nach Thema und eine Aufgabentabelle, sonst nichts.

Was, wenn es mehr Aufgaben als Zeilen gibt?

Fügen Sie in der Browserversion Zeilen hinzu oder nutzen Sie die Aufgabenliste auf dieser Website, die für eine lange Liste über viele Besprechungen hinweg gedacht ist.

Kann ich es für ein Vier-Augen-Gespräch nutzen?

Ja, allerdings ist die Vorlage für Einzelgespräche auf dieser Website genau dafür aufgebaut – dieses Blatt passt zu einer Besprechung mit mehreren Personen und mehreren Themen.

Sollten die Notizen anschließend verteilt werden?

Das entscheiden Sie, und es hängt von den Gepflogenheiten an Ihrem Arbeitsplatz ab. Die Browserversion lädt ein ausgefülltes PDF herunter, das sich am einfachsten verschicken lässt.