Buchungs- und Zahlungsliste für Vereinsfahrten

Für wen es gedacht ist

Buchungen und Zahlungen für einen Vereinsausflug. Jede Buchung erfasst die belegten Plätze, die gezahlte Anzahlung und Restzahlung sowie den Zustiegsort; das Blatt berechnet, was jede Buchung noch schuldet, wie viele Plätze frei sind und ob das eingegangene Geld die Fahrt deckt.

Organisatoren in Vereinen und Gruppen, die eine Busreise, einen Theaterbesuch oder einen Tagesausflug planen und über mehrere Wochen Geld von Mitgliedern einsammeln.

Was Sie damit im Blick behalten

• Fahrt, Datum, verfügbare Plätze und Ihr eigener Preis pro Platz
• Die von jedem Mitglied und seinen Gästen belegten Plätze
• Gezahlte Anzahlungen und Restzahlungen und das Datum der letzten Zahlung
• Was jede Buchung vor dem Fälligkeitstermin der Restzahlung noch schuldet
• Verbleibende Plätze und eingenommenes Geld im Vergleich zu den Fahrtkosten

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Fahrt, Datum, verfügbare Plätze, Ihren Preis pro Platz, die Gesamtkosten der Fahrt und den Termin für die Restzahlung ein.
2. Tragen Sie jede Buchung mit der Zahl der belegten Plätze ein, einschließlich Gästen.
3. Erfassen Sie Anzahlung und Restzahlung bei Eingang, mit dem Datum der letzten Zahlung.
4. Notieren Sie den Zustiegsort jeder Person, damit die laufende Liste zugleich als Fahrgastliste dient.
5. Prüfen Sie in der Übersicht freie Plätze und offene Beträge vor dem Termin für die Restzahlung.
6. Auf Papier multiplizieren Sie für jede Buchung Plätze mit Preis und ziehen das bereits Gezahlte ab.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Woher kommt der Preis pro Platz?

Es ist Ihr eigener Wert, meist die Fahrtkosten verteilt auf die Plätze, plus einem Aufschlag oder abzüglich eines Zuschusses, den Ihr Verein beschließt. Das Blatt schlägt keinen vor.

Wie trage ich ein Mitglied ein, das für Gäste zahlt?

Tragen Sie in seiner Zeile die Gesamtzahl der Plätze einschließlich Gästen ein und nennen Sie die Gäste im Feld für Zustiegsort oder Notizen. Der fällige Betrag ist Plätze mal Ihr Preis.

Was zeigt Eingenommen minus Fahrtkosten?

Das gesamte eingegangene Geld abzüglich der eingetragenen Gesamtkosten der Fahrt. Ein negativer Wert bedeutet, dass der Verein noch Geld braucht oder die Differenz selbst trägt.

Was ist mit Erstattungen, wenn jemand absagt?

Setzen Sie die Plätze auf null und notieren Sie eine Erstattung. Ob eine Anzahlung erstattet wird, regeln die Bedingungen Ihres Vereins.