Ticketverkauf und Budget für Veranstaltungen

Für wen es gedacht ist

Ticketverkauf und Kosten im Vergleich. Tragen Sie Ihre Ticketarten und Preise, die Kosten der Veranstaltung und jeden Verkauf ein, und die Übersicht zeigt die freien Plätze, wie viele Tickets die Kosten decken und den zu erwartenden Überschuss oder Fehlbetrag.

Ehrenamtliche in Vereinen und gemeinnützigen Organisationen, die ein Essen, Konzert, Tanzabend oder geselliges Fest organisieren und wissen müssen, ob die Ticketeinnahmen die Rechnung decken.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Ticketart mit Preis, Kontingent und Zahl der verkauften Tickets
• Alle Kosten der Veranstaltung, erst geschätzt, dann tatsächlich
• Ein laufendes Protokoll, wer was gekauft und wie bezahlt hat
• Verbleibende Plätze im Vergleich zur Kapazität des Raums
• Tickets bis zur Kostendeckung und der erwartete Überschuss oder Fehlbetrag

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Veranstaltung, Datum, Ort, Kapazität und Veranstalter ein.
2. Listen Sie jede Ticketart mit Ihrem eigenen Preis und dem Kontingent auf.
3. Tragen Sie jeden Kostenposten mit seiner Schätzung ein; ergänzen Sie den tatsächlichen Betrag, wenn die Rechnung kommt, und haken Sie ab, wenn sie bezahlt ist.
4. Erfassen Sie jeden Verkauf, sobald er erfolgt, und aktualisieren Sie dann die Zahl der verkauften Tickets je Ticketart.
5. Behalten Sie in der Übersicht freie Plätze, Kostendeckung und Überschuss im Blick; Browser und Excel-Datei rechnen für Sie.
6. Auf Papier addieren Sie jede Spalte und rechnen die Summen von Hand aus.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie wird der Break-even berechnet?

Die Kosten werden durch den bisherigen Durchschnittspreis je Ticket geteilt, also Ticketeinnahmen geteilt durch verkaufte Tickets. Bei mehreren Preisen verschiebt sich der Wert, wenn sich die Mischung der Tickets ändert.

Welchen Kostenwert verwendet die Übersicht?

Jeder Kostenposten verwendet den tatsächlichen Betrag, sobald Sie ihn eintragen, und bis dahin die Schätzung. So bleibt die Hochrechnung sinnvoll, bevor alle Rechnungen vorliegen.

Aktualisiert das Verkaufsprotokoll die Tickettabelle automatisch?

Nein. Das Verkaufsprotokoll hält jeden Verkauf fest; übertragen Sie daraus die verkaufte Zahl je Ticketart. Die Summen des Protokolls helfen zu prüfen, dass beides übereinstimmt.

Kann ich Spenden oder Tombola-Einnahmen aufnehmen?

Beschränken Sie dieses Blatt auf Tickets und Veranstaltungskosten. Erfassen Sie andere Einnahmen getrennt, zum Beispiel auf einem Blatt für Quizabende oder Einnahmen, und führen Sie alles im Kassenbuch zusammen.