Hoja de reservas y pagos de excursiones del club

Para quién es

Reservas y pagos de una salida del club. Cada reserva recoge las plazas ocupadas, el anticipo y el resto pagados y el punto de recogida; la hoja calcula lo que debe cada reserva, las plazas que quedan libres y si el dinero recaudado cubre el viaje.

Organizadores de clubes y grupos que preparan un viaje en autobús, una salida al teatro o una excursión de un día, y que cobran a los socios a lo largo de varias semanas.

Qué te ayuda a controlar

• La excursión, la fecha, las plazas disponibles y tu propio precio por plaza
• Las plazas que ocupa cada socio y sus invitados
• Los anticipos y el resto pagados, y la fecha del último pago
• Lo que aún debe cada reserva antes de la fecha límite de pago
• Las plazas que quedan y el dinero recaudado frente al costo del viaje

Cómo usarla

1. Rellena la excursión, la fecha, las plazas disponibles, tu precio por plaza, el costo total del viaje y la fecha límite para pagar el resto.
2. Añade cada reserva con el número de plazas ocupadas, incluidos los invitados.
3. Anota el anticipo y el resto a medida que se cobren, con la fecha del último pago.
4. Anota el punto de recogida de cada persona para que la misma lista sirva de lista de pasajeros del autobús.
5. Revisa en el resumen las plazas libres y el dinero pendiente antes de la fecha límite de pago.
6. En papel, multiplica las plazas por el precio en cada reserva y resta lo pagado.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿De dónde sale el precio por plaza?

Es tu propia cifra, normalmente el costo del viaje repartido entre las plazas más lo que tu club decida añadir o subvencionar. La hoja no sugiere ninguno.

¿Cómo indico que un socio paga por sus invitados?

Pon en su línea el total de plazas, invitados incluidos, y anota el nombre de los invitados en el apartado de recogida o de notas. El importe a pagar es el número de plazas por tu precio.

¿Qué muestra lo recaudado menos el costo del viaje?

Todo el dinero cobrado menos el costo total del viaje que introdujiste. Una cifra negativa significa que el club aún necesita cobrar más o que tendrá que cubrir la diferencia.

¿Qué pasa con los reembolsos si alguien se da de baja?

Reduce sus plazas a cero y anota el reembolso, si lo hay, como nota. Que el anticipo sea reembolsable o no depende de las condiciones de tu club.