Control de venta de entradas y presupuesto del evento

Para quién es

La venta de entradas frente a los costos. Anota tus tipos de entrada y sus precios, los costos del evento y cada venta a medida que llega, y el control te muestra las plazas libres, cuántas entradas cubren los costos y el superávit o déficit que cabe esperar.

Voluntarios de clubes y organizaciones benéficas que organizan una cena, un concierto, un baile o una fiesta y necesitan saber si lo recaudado con las entradas cubrirá la cuenta.

Qué te ayuda a controlar

• Cada tipo de entrada con su precio, su cupo y las vendidas
• Cada costo del evento, estimado y después real
• Un registro al día de quién compró qué y cómo pagó
• Las plazas que quedan frente al aforo del local
• Las entradas necesarias para cubrir costos y el superávit o déficit previsto

Cómo usarla

1. Rellena arriba el evento, la fecha, el lugar, el aforo y quién lo organiza.
2. Anota cada tipo de entrada con tu propio precio y el número asignado.
3. Anota cada costo con su estimación; añade la cifra real cuando llegue la factura y márcalo cuando esté pagado.
4. Registra cada venta en el momento y actualiza el número de vendidas de cada tipo de entrada.
5. Sigue en el resumen las plazas libres, el punto de equilibrio y el superávit; la versión para el navegador y el libro de Excel hacen las cuentas.
6. En papel, suma cada columna y calcula los totales a mano.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el punto de equilibrio?

Los costos se dividen entre el precio medio pagado por entrada hasta ahora, que es lo recaudado con las entradas dividido entre las entradas vendidas. Si tienes varios precios, la cifra cambia a medida que varía la combinación de entradas.

¿Qué cifra de costo usa el control?

Cada línea de costo usa la cifra real en cuanto la introduces, y la estimación hasta entonces. Así la previsión es razonable antes de que lleguen todas las facturas.

¿El registro de ventas actualiza solo la tabla de entradas?

No. El registro de ventas recoge cada venta; actualiza a partir de él las vendidas de cada tipo de entrada. Los totales del registro te ayudan a comprobar que ambos coinciden.

¿Puedo incluir donativos o lo recaudado en una rifa?

Deja esta hoja solo para las entradas y los costos del evento. Anota los demás ingresos aparte, por ejemplo en una hoja de recaudación o de noche de preguntas, y súmalos en tu libro de caja.