Fahrtenbuch für Pflege- und Betreuungsfahrten

Für wen es gedacht ist

Ein Fahrtenbuch für die Fahrten, die bei der Pflege und Betreuung anfallen. Jede Zeile nimmt Datum, Start, Ziel und Anlass auf, dazu den Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft. Die Strecke ergibt sich aus den beiden Ständen, der Betrag aus dem Satz, den Sie oben eintragen, und beides wird am Fuß der Seite summiert.

Bezahlte Pflege- und Betreuungskräfte, die Fahrtkosten beim Dienst abrechnen, pflegende Angehörige, die wissen wollen, was die Fahrerei kostet, persönliche Assistenzen, die über eine Direktzahlung bezahlt werden, und alle, die nachweisen müssen, wohin sie wie weit gefahren sind.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Fahrt mit Datum, Start, Ziel und Anlass
• Die Strecke je Fahrt aus zwei Kilometerständen statt aus einer Schätzung
• Der Betrag je Fahrt zu dem Satz, den Sie eintragen – vorgegeben ist keiner
• Summen für Strecke und Betrag je Blatt oder Abrechnungszeitraum
• Ein datierter Nachweis, an dem sich eine Abrechnung oder Rückfrage prüfen lässt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Ihren Namen, das Fahrzeug, den Zeitraum und die besuchte Person oder Personen ein.
2. Wenn Sie Fahrtkosten abrechnen, tragen Sie den Satz, den man Ihnen genannt hat, in das Feld für den Satz ein; lassen Sie es leer, wenn Sie nur die Strecke festhalten.
3. Notieren Sie den Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt – zwei Stände, nicht einer.
4. Halten Sie in wenigen Worten fest, wohin und warum Sie gefahren sind; nach der Spalte Zweck wird eine Abrechnung beurteilt.
5. Die Online- und die Excel-Version berechnen Strecke und Betrag je Zeile und bilden die Summen; auf Papier addieren Sie die Spalten, wenn die Seite voll ist.
6. Bewahren Sie das Blatt mit der Abrechnung auf, und heben Sie auch die älteren Blätter auf – eine Rückfrage kommt selten im selben Monat.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Welchen Satz soll ich eintragen?

Den, den man Ihnen genannt hat – der Pflegedienst, die Person, die Sie bezahlt, der Kostenträger oder die Steuerbehörde in Ihrem Land. Auf dem Blatt steht nirgends ein Satz, und es bezieht keine Stellung dazu, wie hoch er sein sollte; es multipliziert die Strecke mit der Zahl, die Sie eintragen.

Meilen oder Kilometer?

Beides geht. Tragen Sie die Stände so ein, wie der Tacho sie anzeigt; Strecke und Satz beziehen sich dann auf dieselbe Einheit. Vermerken Sie oben, welche es ist, damit eine Abrechnung nicht falsch gelesen wird.

Brauche ich den Kilometerstand oder reicht die Strecke?

Zwei Stände sind sicherer. Eine Strecke allein lässt sich nicht prüfen; zwei Stände lassen sich bei einer Rückfrage mit einer Tankquittung oder einer Werkstattrechnung abgleichen.

Gilt das auch für Fahrten, bei denen die betreute Person mitfährt?

Ja. Arzttermine, Einkäufe, Besuche – jede Fahrt, die wegen der Betreuung anfällt, gehört auf das Blatt. Vermerken Sie in der Spalte Zweck, wer mitgefahren ist, wenn es für die Abrechnung wichtig ist.

Kann ich private und betreuungsbedingte Fahrten trennen?

Führen Sie dieses Blatt nur für Betreuungsfahrten und das allgemeine Fahrtenbuch für alles andere, oder vermerken Sie private Fahrten in der Spalte Zweck und wenden Sie den Satz nur dort an, wo Sie abrechnen.