Protokoll für Forderungsausfälle und Abschreibungen

Für wen es gedacht ist

Erfassen Sie die Rechnungen, die Sie nicht mehr einfordern. Jede Zeile zeigt die Rechnung, wofür sie war, was noch eingegangen ist, den abgeschriebenen Betrag, den Grund und das Datum der Entscheidung. Entscheidung und Betrag stehen dann schriftlich für Ihre Buchhaltung und Ihren Steuerberater fest.

Einzelunternehmer und Freiberufler, die Kunden auf Rechnung beliefern und gelegentlich hinnehmen müssen, dass eine Forderung nicht bezahlt wird.

Was Sie damit im Blick behalten

• Welche Rechnungen abgeschrieben wurden und für welche Kunden
• Den ursprünglichen Betrag und was vor dem Aufgeben noch eingegangen ist
• Den abgeschriebenen Betrag jeder Rechnung
• Warum abgeschrieben wurde und wann die Entscheidung fiel
• Wer sie genehmigt hat und die Summe der Abschreibungen im Zeitraum

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Unternehmen und den Zeitraum ein, den das Protokoll abdeckt.
2. Wenn Sie entscheiden, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird, legen Sie eine Zeile mit Nummer, Kunde, Datum und ursprünglichem Betrag an.
3. Tragen Sie Teilzahlungen oder sonstige Eingänge ein und den Betrag, den Sie abschreiben.
4. Notieren Sie den Grund klar, etwa Kunde hat Geschäft aufgegeben, strittig und verglichen oder Verfolgung lohnt sich nicht.
5. Datieren Sie die Entscheidung und zeichnen Sie sie ab, und kennzeichnen Sie die Rechnung dann in Ihren Umsatzunterlagen als abgeschrieben.
6. Summieren Sie am Ende des Zeitraums die Spalte „Abgeschrieben“ und übertragen Sie den Betrag in Ihre Jahresübersicht.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wann gehört eine Rechnung in dieses Protokoll?

Wenn Sie entschieden haben, sie nicht weiter zu verfolgen, nicht solange Sie noch mahnen. Führen Sie die Mahnungen an anderer Stelle und übertragen Sie die Rechnung hierher, sobald die Entscheidung gefallen ist, damit das Protokoll nur abgeschlossene Fälle enthält.

Kann eine abgeschriebene Forderung später noch eingehen?

Manchmal. Geht nach der Abschreibung Geld ein, vermerken Sie es in der ursprünglichen Zeile und erfassen Sie den Eingang in Ihrem Kassenbuch. Wie ein späterer Eingang in der Buchhaltung behandelt wird, hängt von den Vorschriften in Ihrem Land ab.

Ist eine Abschreibung steuerlich absetzbar?

Das hängt von Ihrer Gewinnermittlungsart und den Vorschriften in Ihrem Land ab, daher macht dieses Blatt keine Aussage dazu. Es hält die Fakten fest; klären Sie die Behandlung anhand der Hinweise Ihres Finanzamts oder mit Ihrem Steuerberater.

Warum festhalten, wer genehmigt hat, wenn ich allein arbeite?

Mit Kürzel und Datum markieren Sie den Zeitpunkt Ihrer Entscheidung. Haben Sie einen Partner oder Buchhalter, zeigt es, wer von Ihnen zugestimmt hat.