Übersicht über Anzahlungen und Vorschüsse von Kunden

Für wen es gedacht ist

Geld, das vor der Arbeit gezahlt wird. Jede Anzahlung und jeder Vorschuss erhält eine Zeile mit dem erhaltenen Betrag, dem mit Rechnungen verrechneten Teil, etwaigen Erstattungen und dem noch gehaltenen Rest, damit Sie wissen, wie viel des Geldes auf dem Konto noch nicht verdient ist.

Freiberufler, Handwerker und Berater, die Anzahlungen, Buchungsgebühren oder monatliche Vorschüsse (Retainer) erhalten, bevor die Arbeit erbracht ist.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede erhaltene Anzahlung und jeden Vorschuss, nach Kunde und Auftrag
• Mit welcher Rechnung jede verrechnet wurde, und wann
• Alles, was dem Kunden erstattet wurde
• Den noch gehaltenen Betrag je Kunde
• Die Summen, die über alle Kunden gehalten werden

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben das Unternehmen und den Zeitraum der Übersicht ein.
2. Legen Sie eine Zeile an, sobald eine Anzahlung oder ein Vorschuss eingeht: Datum, Kunde, Auftrag oder Vereinbarung und Betrag.
3. Wenn Sie die Arbeit abrechnen, tragen Sie Datum, Rechnungsnummer und den Betrag der Anzahlung ein, der damit verrechnet wird.
4. Geht Geld an den Kunden zurück, tragen Sie es in die Spalte „Erstattet“ ein und nennen Sie den Grund in den Notizen.
5. Gehaltener Betrag und Summen werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier ziehen Sie Verrechnetes und Erstattetes vom Erhaltenen ab.
6. Gleichen Sie den insgesamt gehaltenen Betrag bei jedem Monatsabschluss mit Ihrem Konto ab, damit Vorauszahlungen nie für Einnahmen gehalten werden.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Warum Anzahlungen getrennt vom Umsatz führen?

Weil eine Anzahlung erst verdient ist, wenn die Arbeit erledigt ist. Wenn Sie sie hier führen, bis sie mit einer Rechnung verrechnet wird, zählen Sie dasselbe Geld nicht doppelt, einmal als Anzahlung und noch einmal auf der Rechnung.

Was ist, wenn eine Anzahlung auf mehrere Rechnungen verteilt wird?

Addieren Sie die Beträge in der Spalte „Verrechnet“ und nennen Sie die Rechnungsnummern, oder legen Sie für denselben Kunden eine neue Zeile ohne erhaltenen Betrag mit der zweiten Verrechnung an und lesen Sie die Zeilen des Kunden zusammen.

Wie gehe ich mit einem monatlichen Vorschuss um?

Geben Sie jeder Monatszahlung eine eigene Zeile. Wird die Arbeit des Monats abgerechnet, verrechnen Sie den Vorschuss damit; ein nicht genutzter Teil bleibt im gehaltenen Betrag, bis Sie mit dem Kunden vereinbaren, was damit geschieht.

Sagt das Blatt, wie Anzahlungen besteuert werden?

Nein. Wann eine Anzahlung steuerlich als Einnahme gilt, hängt von Ihren Vorschriften und Ihrer Buchführungsmethode ab. Prüfen Sie die Vorschriften in Ihrem Land oder fragen Sie einen Steuerberater.