Einsatzbericht für Notdienst und Bereitschaft

Für wen es gedacht ist

Ein Notdiensteinsatz, festgehalten mit laufender Uhr. Tragen Sie ein, wann Sie gerufen wurden, wann Sie ankamen und wann Sie fertig waren, und das Blatt berechnet die Reaktionszeit und die Dauer vor Ort und summiert dann Arbeitslohn und Teile.

Handwerks- und Instandhaltungsbetriebe mit Bereitschaftsdienst – Sanitär, Heizung, Elektro, Rohrreinigung, Glaserei, Türen und Schlösser – und alle, die Reaktionszeiten berichten müssen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wann der Anruf kam, von wem und über welchen Weg
• Reaktionszeit und Zeit vor Ort, von der Uhr abgelesen statt geschätzt
• Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten in einer eigenen Zeile gekennzeichnet
• Was gesichert wurde und was eine provisorische Reparatur bis zum Folgetermin ist
• Arbeitslohn und Teile summiert, zu dem Satz, den Sie für die jeweilige Einsatzzeit berechnen

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Auftragsnummer, Kunde, Einsatzort und Telefonnummer ein und notieren Sie, wie die Meldung Sie erreicht hat.
2. Schreiben Sie auf, wie der Notfall Ihnen geschildert wurde und was Sie bei Ankunft vorgefunden haben.
3. Tragen Sie die drei Uhrzeiten in der Zeitenzeile als Dezimalzahl im 24-Stunden-Format ein – 21.5 für halb zehn am Abend. Die Spalten für Reaktions- und Einsatzzeit füllen sich selbst.
4. Kreuzen Sie „Bereitschaft“ an, wenn der Einsatz außerhalb der Geschäftszeiten lag, und tragen Sie den Satz, den Sie dafür berechnen, in die Tabelle für den Arbeitslohn ein.
5. Halten Sie fest, was gesichert wurde und was provisorisch ist, vereinbaren Sie bei Bedarf einen Folgetermin und lassen Sie das Blatt unterschreiben, bevor Sie gehen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Warum Dezimalzeiten statt Uhrzeiten?

Damit das Blatt sie voneinander abziehen kann. Schreiben Sie 21.5 für 21:30 und 6.25 für 06:15; die Spalten für Reaktions- und Einsatzzeit enthalten dann echte Zahlen, die Sie summieren und auswerten können, keinen Text.

Was ist mit einem Einsatz, der über Mitternacht geht?

Addieren Sie 24 zu den Zeiten nach Mitternacht – ein Anruf um 23.5, der um 01.75 abgeschlossen wird, wird zu 25.75, und die Einsatzzeit ergibt 2.25 Stunden. Vermerken Sie den Datumswechsel in den Notizen.

Gibt das Blatt eine Reaktionszeit vor?

Nein. Was als Notfall gilt und wie schnell jemand vor Ort sein muss, legen Ihr eigener Vertrag, Ihre Richtlinien oder die Vorschriften an Ihrem Arbeitsort fest. Das Blatt misst, was passiert ist, und überlässt den Maßstab Ihnen.

Was, wenn für den Auftrag ein Folgetermin bei Tageslicht nötig ist?

Halten Sie die provisorische Reparatur fest, sagen Sie klar, was nicht behoben ist, und vereinbaren Sie den Folgetermin auf dem Blatt. Beginnen Sie für den Folgetermin ein neues Blatt mit derselben Auftragsnummer.