Auftragsblatt für Garantiereparaturen

Für wen es gedacht ist

Eine Reparatur, die womöglich jemand anderes bezahlt. Oben stehen das Produkt und die Vorgangsnummer, und jede Arbeits- und Teilezeile wird als abgedeckt angekreuzt oder bleibt kostenpflichtig, sodass das Blatt zeigt, was über den Garantiefall abgerechnet wird und was an den Kunden geht.

Servicetechniker und Reparaturbetriebe, die im Rahmen einer Herstellergarantie, einer Garantieverlängerung oder eines Servicevertrags arbeiten, bei denen ein Teil des Einsatzes kostenpflichtig ist.

Was Sie damit im Blick behalten

• Das Produkt, seine Seriennummer und das Kauf- oder Einbaudatum
• Die Vorgangs-, Policen- oder Vertragsnummer, unter der die Reparatur läuft
• Jede Arbeits- und Teilezeile als abgedeckt oder kostenpflichtig gekennzeichnet, Zeile für Zeile
• Die abgedeckte und die kostenpflichtige Summe, nebeneinander berechnet
• Die Nachweise, die für den Garantiefall verlangt werden, vor dem Gehen abgehakt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Auftragsnummer, Kunde, Einsatzort und Kontakt ein und bestimmen Sie das Produkt mit Marke, Modell und Seriennummer.
2. Notieren Sie die Vorgangs-, Policen- oder Vertragsnummer, das Kauf- oder Einbaudatum und den Fehler so, wie der Kunde ihn gemeldet hat.
3. Tragen Sie Arbeitslohn und Teile wie bei jeder anderen Reparatur ein, mit Ihren Stunden, Ihrem Satz und Ihren Preisen.
4. Kreuzen Sie „Abgedeckt“ in jeder Zeile an, die über den Garantiefall bezahlt wird. Ohne Häkchen geht die Zeile an den Kunden; die Spalte „Kostenpflichtig“ füllt sich in beiden Fällen selbst.
5. Lesen Sie die Aufteilung in der Übersicht ab, gehen Sie die Nachweise für den Garantiefall durch und lassen Sie den Kunden die Arbeit und alles Kostenpflichtige unterschreiben.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie funktioniert das Häkchen „Abgedeckt“?

Eine angekreuzte Zeile gilt als abgedeckt, und ihr kostenpflichtiger Betrag ist null; eine nicht angekreuzte Zeile wird voll berechnet. Die Übersicht summiert beide Spalten, sodass Sie den Wert für den Garantiefall und die Rechnung an den Kunden auf einen Blick sehen.

Was deckt eine Garantie tatsächlich ab?

Das steht nur in der Garantie selbst, und die Unterschiede sind enorm – manche decken Teile, aber keinen Arbeitslohn, manche schließen Anfahrtskosten aus. Lesen Sie die Bedingungen für das jeweilige Produkt; auf diesem Blatt wird nichts vorausgesetzt.

Was, wenn der Garantiefall nach dem Einsatz abgelehnt wird?

Entfernen Sie die Häkchen bei „Abgedeckt“ in den abgelehnten Zeilen, und die Aufteilung wird neu berechnet – das ergibt den geänderten Betrag für Ihre Rechnung. Bewahren Sie auch das ursprüngliche Blatt auf, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.

Warum wird nach dem Altteil gefragt?

Weil viele Garantiefälle ohne das Altteil nicht bezahlt werden, oder ohne ein Foto davon im eingebauten Zustand samt Seriennummer. Es gibt eine Zeile dafür, wo das Altteil geblieben ist und unter welcher Nummer es zurückgeschickt wurde.