Hoja de avisos y servicios de urgencia

Para quién es

Un aviso de urgencia registrado con el reloj en marcha. Anota la hora a la que te avisaron, la hora de llegada y la hora de fin, y la hoja calcula cuánto tardaste en responder y cuánto tiempo estuviste allí, y luego suma la mano de obra y las piezas.

Oficios y empresas de mantenimiento con turnos de guardia (fontanería o plomería, calefacción, electricidad, desatascos, cristalería, puertas y cerraduras) y quienes tienen que informar de los tiempos de respuesta.

Qué te ayuda a controlar

• Cuándo llegó el aviso, de quién y por qué vía
• El tiempo de respuesta y el tiempo en el lugar, calculados con el reloj y no estimados
• Las asistencias fuera de horario, marcadas en su propia línea
• Qué se dejó en condiciones seguras y qué es una reparación provisional a la espera de otra visita
• Mano de obra y piezas sumadas según la tarifa que cobres por la hora a la que acudiste

Cómo usarla

1. Rellena el número de trabajo, el cliente, el lugar y un teléfono de contacto, e indica cómo te llegó el aviso.
2. Escribe la naturaleza de la urgencia tal como te la describieron y lo que encontraste al llegar.
3. Anota las tres horas en la línea de respuesta como decimales del reloj de 24 horas: 21.5 para las nueve y media de la noche. Las columnas de respuesta y asistencia se rellenan solas.
4. Marca fuera de horario cuando corresponda y pon en la tabla de mano de obra la tarifa que cobras por esa asistencia.
5. Anota qué se dejó en condiciones seguras y qué es provisional, fija la segunda visita si hace falta y pide que firmen la hoja antes de irte.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué horas en decimales y no en formato de reloj?

Para que la hoja pueda restarlas. Escribe 21.5 para las 21:30 y 6.25 para las 06:15; así las columnas de respuesta y asistencia son cifras reales que puedes sumar y sobre las que puedes informar, no texto.

¿Y un aviso que pasa de medianoche?

Suma 24 a las horas posteriores a medianoche: un aviso a las 23.5 terminado a las 01.75 pasa a 25.75, y la asistencia da 2.25 horas. Anota el cambio de fecha en las notas.

¿La hoja fija un tiempo de respuesta?

No. Qué cuenta como urgencia y con qué rapidez hay que acudir lo fijan tu propio contrato, tu política o la normativa del lugar donde trabajas. La hoja mide lo que pasó y deja el criterio en tus manos.

¿Y si el trabajo necesita otra visita con luz de día?

Anota la reparación provisional, di claramente qué no está arreglado y acuerda en la hoja la fecha de la segunda visita. Empieza una hoja nueva para esa visita con el mismo número de trabajo.