Hoja de reparación en garantía

Para quién es

Una reparación que quizá pague otro. El producto y su referencia de reclamación van arriba, y cada línea de mano de obra y cada pieza se marca como cubierta o se deja a cobrar, así que la hoja muestra qué va a la reclamación y qué paga el cliente.

Técnicos de servicio y empresas de reparación que trabajan con la garantía del fabricante, una garantía ampliada o un contrato de servicio, cuando parte de la visita se cobra.

Qué te ayuda a controlar

• El producto, su número de serie y la fecha de compra o instalación
• La referencia de la reclamación, póliza o contrato a la que se imputa la reparación
• Cada línea de mano de obra y cada pieza marcada como cubierta o a cobrar, una por una
• El total cubierto y el total a cobrar, calculados uno al lado del otro
• Las pruebas que pedirá la reclamación, marcadas antes de irte

Cómo usarla

1. Rellena el número de trabajo, el cliente, el lugar y el contacto, e identifica el producto por marca, modelo y número de serie.
2. Escribe la referencia de la reclamación, póliza o contrato, la fecha de compra o instalación y la avería tal como la comunicó el cliente.
3. Anota la mano de obra y las piezas como en cualquier reparación, con tus horas, tu tarifa y tus precios.
4. Marca Cubierto en cada línea que vaya a pagar la reclamación. Si no la marcas, la línea la paga el cliente; la columna a cobrar se rellena en ambos casos.
5. Revisa el reparto en el resumen, repasa las comprobaciones de pruebas para la reclamación y pide al cliente que firme el trabajo y lo que se le cobre.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona la casilla de cubierto?

Una línea marcada cuenta como cubierta y su importe a cobrar queda en cero; una línea sin marcar se cobra entera. El resumen suma ambas columnas para que veas a la vez el valor de la reclamación y la factura del cliente.

¿Qué cubre realmente una garantía?

Solo lo dice la propia garantía, y varían muchísimo: algunas cubren piezas pero no mano de obra, otras excluyen los cargos por desplazamiento. Lee las condiciones de ese producto; en esta hoja no se da nada por supuesto.

¿Y si rechazan la reclamación después de la visita?

Desmarca las casillas de cubierto en las líneas rechazadas y el reparto se recalcula, lo que te da la cifra corregida para facturar. Guarda también la hoja original para que el historial quede claro.

¿Por qué pide la pieza vieja?

Porque muchas reclamaciones no se pagan sin ella, o sin una foto de la pieza montada y su número de serie. Hay una línea para indicar dónde acabó la pieza vieja y con qué referencia se devolvió.