Ficha de cliente de agencia de cuidados

Para quién es

La hoja de portada del expediente de un cliente. Recoge sus datos, el paquete de cuidados acordado como una tabla de visitas con las horas semanales calculadas y los contactos clave de su entorno, para que una coordinadora o un cuidador nuevo vea todo el acuerdo de un vistazo.

Pequeñas agencias de cuidados y sus coordinadores, cuidadores autónomos con varios clientes, asistentes personales que trabajan según un paquete acordado y familias que quieren tener el acuerdo por escrito tal como lo tiene la agencia.

Qué te ayuda a controlar

• Los datos del cliente y cómo se accede a la vivienda, en un solo lugar
• Cada visita del paquete: tipo, qué días, cuánto dura y cuántos cuidadores
• Horas semanales por línea de visita y del paquete, calculadas a partir de lo que escribes
• Las personas clave del entorno del cliente, con un número en el que contesten
• Las fechas de inicio del paquete y de la próxima revisión, según lo acordado

Cómo usarla

1. Rellena arriba los datos del cliente y anota cómo se accede a la vivienda tal como lo ha acordado el cliente.
2. Añade una línea en la tabla del paquete por cada tipo de visita: qué es, qué días, cuántos minutos dura, cuántas visitas hay a la semana y cuántos cuidadores acuden.
3. Las versiones para el navegador y la hoja de cálculo calculan las horas semanales por línea y el total del paquete; en papel, multiplica y suma cuando se acuerde la hoja.
4. Anota los contactos clave (familia, médico, trabajador social y quien más intervenga) e indica cuándo conviene llamar a cada uno.
5. Escribe la fecha de inicio y la de la próxima revisión tal como se acordaron con el cliente y con quien contrata los cuidados.
6. Vuelve a imprimir la hoja cada vez que cambie el paquete y guarda la anterior detrás como registro de lo acordado antes.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿La hoja indica qué debe incluir un paquete de cuidados?

No. No hay duraciones de visita, ni cifras de personal, ni normas. Recoge el paquete tal como se acordó entre el cliente, la agencia y quien contrata los cuidados, y multiplica las cifras que escribes.

¿Cómo se calculan las horas semanales?

En cada línea, la duración en minutos dividida entre sesenta y multiplicada por el número de visitas semanales. La columna de cuidadores se anota al lado pero no entra en la multiplicación, así que el total son horas del cliente; si necesitas horas de personal, multiplica tú por el número de cuidadores.

¿Qué debo poner en la línea de acceso?

Lo que el cliente haya acordado sobre cómo entrar, escrito como él quiera. No pongas nada delicado en una hoja que va de un lado a otro; indica mejor dónde se guarda esa información.

¿Es un contrato o un plan de cuidados?

Ninguna de las dos cosas. Es la hoja resumen que va al principio del expediente. El plan de cuidados recoge las necesidades y cómo se atienden, y el contrato es lo que tú y el cliente firmaron; lo que deba contener cada uno lo fija la normativa aplicable en tu país o región.

¿La puede usar una familia?

Sí. Si organizas tú los cuidados, es una forma clara de dejar por escrito lo acordado y de comprobar una factura con las horas que suma el paquete.