Hoja de cálculo de ventas por mes y cliente

Para quién es

Doce meses frente a tus clientes principales. Las ventas de cada mes se anotan bajo el cliente del que proceden, y así se ven los meses flojos y la dependencia de un solo cliente.

Freelancers y autónomos con unos pocos clientes habituales que quieren ver la estacionalidad y la dependencia de un solo cliente antes de que se convierta en un problema.

Qué te ayuda a controlar

• Lo que aportó cada uno de tus clientes principales, mes a mes
• Todo lo demás, agrupado como otros clientes
• Los totales mensuales, para ver las épocas de más y menos trabajo del año
• El total anual de cada cliente, en la fila de totales
• Qué parte de las ventas del año vino de tu mayor cliente

Cómo usarla

1. Anota arriba el negocio, el año y tu moneda.
2. Escribe hasta seis clientes principales en la clave de clientes, uno por cada columna con letra.
3. Si tu año no empieza en enero, reescribe los meses de la izquierda en el orden en que transcurre tu año.
4. Cada mes, anota las ventas de cada cliente a partir de tus facturas o de tu libro de ventas, y pon a todos los demás en la columna otros.
5. Los totales mensuales, la fila de totales y el resumen se calculan en la versión web y en el libro de Excel; en papel, suma en horizontal y en vertical.
6. Revisa el resumen cada trimestre: si crece el peso del mayor cliente o encadenas meses flojos, conviene planificarlo.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Anoto las ventas facturadas o el dinero cobrado?

Cualquiera de las dos, siempre que mantengas el mismo criterio todo el año. Las ventas facturadas muestran cuándo se hizo el trabajo; el dinero cobrado coincide con tu banco. Indica en las notas cuál usaste.

¿Y si tengo más de seis clientes?

Da una columna propia a tus seis clientes más grandes y pon el resto en la columna otros. Si esa columna crece mucho, es señal de que conviene una segunda hoja para los clientes más pequeños.

¿Cómo se calcula el peso del mayor cliente?

Es el mayor de los seis totales anuales de clientes dividido entre las ventas de todo el año. No indica qué porcentaje es demasiado alto; eso depende de tu trabajo y de cómo valores el riesgo.

¿Qué se considera un cliente activo?

Cualquiera de los seis clientes con letra que tenga ventas anotadas en algún momento del año. Los clientes de la columna otros no se cuentan por separado.