Kostenprotokoll für die Nachlassabwicklung

Für wen es gedacht ist

Alle Kosten der Nachlassabwicklung an einem Ort. Jede Zeile hält fest, was bezahlt wurde, an wen, von wem und ob es erstattet wurde. So zeigt die Nachlassabrechnung, wohin das Geld ging, und niemand bleibt auf eigenen Kosten sitzen.

Testamentsvollstrecker und Nachlassverwalter, vor allem private Testamentsvollstrecker, die manche Kosten aus eigener Tasche zahlen, und Familien, die sich die Abwicklung eines Nachlasses teilen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Ausgabe, ihr Datum und an wen sie ging
• Die Art der Kosten, etwa Gebühren, Bewertungen oder Fahrten
• Ob vom Nachlasskonto oder aus eigener Tasche bezahlt wurde
• Ob ein Beleg aufbewahrt wurde
• Was erstattet wurde und was der zahlenden Person noch zusteht

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie ein, um wessen Nachlass es geht, die Testamentsvollstrecker und den Zeitraum des Protokolls.
2. Legen Sie für jede Ausgabe bei Zahlung eine Zeile an, mit Empfänger und kurzer Beschreibung, und wählen Sie eine Kategorie.
3. Wählen Sie, wer bezahlt hat: das Nachlasskonto oder eine namentlich genannte Person. Haken Sie „Beleg“ ab, sobald der Beleg abgelegt ist.
4. Wird eine private Zahlung aus dem Nachlass erstattet, haken Sie „Erstattet“ ab und tragen Sie das Datum ein.
5. Die Summen werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier addieren Sie die Spalten „Betrag“ und „Offen“ am Fuß jeder Seite.
6. Ordnen Sie die Belege in derselben Reihenfolge wie das Protokoll, damit sich jede Zeile ihren Unterlagen zuordnen lässt.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Welche Kosten gelten als Nachlasskosten?

Das hängt vom Nachlass und von den Vorschriften ab, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten. Prüfen Sie also, bevor Sie davon ausgehen, dass eine Ausgabe erstattet werden kann. Das Protokoll erfasst jede Ausgabe, die Sie eintragen, und bewertet nicht, welche anerkannt werden.

Wie funktioniert die Spalte „Offen“?

Jede Zeile, die nicht vom Nachlasskonto bezahlt wurde, gilt als private Zahlung. Sie erscheint als offen, bis Sie „Erstattet“ abhaken. Die Summe am Fuß ist also der Betrag, den der Nachlass den Personen, die Kosten übernommen haben, noch erstatten muss.

Mehrere von uns zahlen Kosten. Wie sehen wir, wem was zusteht?

Schreiben Sie den Namen der zahlenden Person in der Spalte „Bezahlt von“ jedes Mal genau gleich. In der Excel-Datei können Sie nach dieser Spalte filtern und sehen so die Zeilen jeder Person und ihre offene Summe.

Gehören Zahlungen vom Nachlasskonto auch hierher?

Ja, wenn es Kosten der Nachlassabwicklung sind. Wer alle Kosten in einem Protokoll erfasst, erhält die Gesamtsumme, während die Spalte „Bezahlt von“ die beiden Quellen auseinanderhält.