Anwesenheitsliste und Abstimmungsprotokoll für Versammlungen

Für wen es gedacht ist

Wer da war und wie jeder Beschluss ausging. Das Protokoll listet jede anwesende oder per Vollmacht vertretene Wohnung, die Ja- und Nein-Stimmen und Enthaltungen zu jedem Beschlussantrag sowie die vereinbarten Aufgaben – als Nachweis für die Unterlagen des Vereins oder der Gemeinschaft.

Vorsitzende und Schriftführer von Bewohnervereinen und Eigentümergemeinschaften, die eine Jahres- oder sonstige Versammlung leiten und einen klaren Nachweis über Anwesenheit und Abstimmungen brauchen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Wohnung, die anwesend, per Vollmacht vertreten oder entschuldigt ist
• Ob die in Ihren Regeln festgelegte Beschlussfähigkeit erreicht wurde
• Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen zu jedem Beschlussantrag
• Die vereinbarten Aufgaben, wer dafür zuständig ist und bis wann

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Versammlung, Datum, Ort, Vorsitz und die Beschlussfähigkeit (Quorum) ein, die Ihre Satzung oder Gemeinschaftsordnung festlegt.
2. Lassen Sie jeden Teilnehmer beim Eintreffen unterschreiben und erfassen Sie Vollmachten mit dem Namen des Bevollmächtigten.
3. Nummerieren Sie jeden Beschlussantrag, schreiben Sie ihn so auf, wie er zur Abstimmung gestellt wurde, und tragen Sie die Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen ein.
4. Kreuzen Sie „Angenommen“ an, wenn der Antrag nach den Abstimmungsregeln Ihrer Satzung oder Gemeinschaftsordnung angenommen wurde.
5. Listen Sie die vereinbarten Aufgaben auf, lassen Sie den Vorsitz das Protokoll unterschreiben und legen Sie es zur Niederschrift.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Woran erkennen wir, ob die Versammlung beschlussfähig ist?

Ihre Satzung, Gemeinschaftsordnung oder Regeln legen die Beschlussfähigkeit fest, nicht dieses Blatt. Tragen Sie sie im Kopf ein und vergleichen Sie sie vor jeder Abstimmung mit den anwesenden und vertretenen Mitgliedern.

Wird pro Wohnung oder pro Person abgestimmt?

Das hängt von Ihren Regeln ab. Viele Gemeinschaften und Vereine vergeben eine Stimme pro Wohnung oder pro Mitglied; prüfen Sie aber Ihre eigenen Unterlagen und erfassen Sie die Stimmen auf dieser Grundlage.

Was machen wir mit den Vollmachten?

Bewahren Sie die unterschriebenen Vollmachten zusammen mit diesem Protokoll auf. Prüfen Sie jede vor Beginn der Versammlung anhand Ihrer Regeln zu Fristen und Form und vermerken Sie, welche nicht anerkannt wurden.

Ist das dasselbe wie die Niederschrift?

Nein. Die Niederschrift hält Diskussion und Beschlüsse fest; dieses Protokoll belegt, wer anwesend war und wie abgestimmt wurde. Bewahren Sie beides zusammen auf.