Reparaturprotokoll für das Gemeinschaftseigentum

Für wen es gedacht ist

Jede Reparatur am Gemeinschaftseigentum, von Anfang bis Ende. Das Protokoll hält fest, wann jeder Schaden gemeldet wurde, wer ihn behoben hat, wie lange es dauerte und was es kostete – so ist der Verlauf zur Hand, wenn ein Eigentümer fragt, wofür das Hausgeld ausgegeben wurde.

Verwaltungsbeiräte von Eigentümergemeinschaften und Bewohnervereinen, ehrenamtliche Hausverwalter und Eigentümer, die selbst festhalten, was am Gemeinschaftseigentum geschieht.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeder gemeldete Schaden am Gemeinschaftseigentum, wo er war und wer ihn behoben hat
• Wie viele Tage jede Reparatur von der Meldung bis zur Erledigung dauerte
• Was jede Reparatur kostete und ob sie aus dem Hausgeld oder der Rücklage bezahlt wurde
• Die Rechnungsnummer als Beleg für jeden Betrag
• Offene und abgeschlossene Reparaturen sowie die Gesamtausgaben des Jahres

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie das Gebäude, das Jahr und im Kopf ein, wer das Protokoll führt.
2. Legen Sie eine Zeile an, sobald ein Schaden gemeldet wird, mit Datum, Ort und Beschreibung.
3. Ist die Arbeit erledigt, tragen Sie die Firma, das Erledigungsdatum, die Kosten und die Kasse ein, aus der bezahlt wurde.
4. Übertragen Sie die Rechnungsnummer in die letzte Spalte, damit sich jeder Betrag auf den Beleg zurückführen lässt.
5. Dauer in Tagen, Summen und offene Fälle werden in der Browser-Version und der Excel-Datei berechnet; auf Papier zählen Sie die Tage und addieren die Kosten am Ende jeder Seite.
6. Bewahren Sie das Jahresprotokoll zusammen mit der Hausgeldabrechnung auf, damit Sie es jedem zeigen können, der danach fragt.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Welche Reparaturen gehören in dieses Protokoll?

Alles an den Teilen des Gebäudes, die alle gemeinsam nutzen und bezahlen, etwa Eingang, Treppen, Dach, Aufzug, Beleuchtung und Außenanlagen. Reparaturen in einer Wohnung, die ein Eigentümer allein bezahlt, gehören in seine eigenen Unterlagen.

Was bedeutet „Bezahlt aus“?

Ob die Kosten aus dem laufenden Hausgeld-Budget oder aus der Erhaltungsrücklage bezahlt wurden. Welche Kasse wofür aufkommt, legen Ihre Verträge und Ihre eigenen Budgetbeschlüsse fest; verwenden Sie daher die Bezeichnungen, mit denen Ihr Haus arbeitet.

Warum die Tage bis zur Erledigung erfassen?

Es zeigt, welche Schäden lange offen blieben und welche Firmen schnell waren. Das hilft bei der Auswahl beim nächsten Mal und bei der Antwort auf Beschwerden über Verzögerungen.

Worin unterscheidet es sich vom Störungsprotokoll für den Aufzug?

Dieses Protokoll erfasst jede Reparatur am Gemeinschaftseigentum an einer Stelle. Ein Aufzug hat eigene Störungen und Technikereinsätze; diese Einzelheiten hält das Störungs- und Einsatzprotokoll für den Aufzug gesondert fest.