Kontaktliste für Eigentümer und Bewohner

Für wen es gedacht ist

Wem jede Wohnung gehört, wer dort wohnt und wen man anruft. Die Liste enthält die Postanschrift des Eigentümers, den Bewohner, falls es jemand anderes ist, und einen Notfallkontakt für jede Wohnung – mit einem Vermerk, ob die Person der Weitergabe ihrer Daten zugestimmt hat.

Verwaltungsbeiräte von Eigentümergemeinschaften, Hausverwaltungen und Bewohnervereine, die Eigentümer und Bewohner erreichen müssen, auch Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten.

Was Sie damit im Blick behalten

• Der Eigentümer jeder Wohnung und wohin Post an ihn geht
• Der Bewohner, wenn die Wohnung vermietet ist oder jemand anderes dort wohnt
• Ein Notfallkontakt bei Wasserschäden, Brand oder ausgesperrten Bewohnern
• Ob jede Person der Weitergabe ihrer Daten zugestimmt hat

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie das Gebäude, das Datum der letzten Aktualisierung und ein, wer die Liste verwahrt.
2. Legen Sie für jede Wohnung eine Zeile an, beginnend mit dem Eigentümer und der Anschrift, an die er seine Post haben möchte.
3. Wohnt jemand anderes in der Wohnung, tragen Sie auch den Bewohner und seine Telefonnummer ein.
4. Fragen Sie jede Person, ob ihre Daten an andere Bewohner weitergegeben werden dürfen, und kreuzen Sie nur an, wo sie zugestimmt hat.
5. Prüfen Sie die Liste mindestens einmal im Jahr und bei jedem Verkauf oder jeder Vermietung einer Wohnung, und vernichten Sie alte Exemplare sicher.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Dürfen wir die Liste an alle Bewohner weitergeben?

Geben Sie nur weiter, womit die Personen einverstanden sind; das hält die Spalte für die Einwilligung fest. Die Regeln zum Speichern und Weitergeben personenbezogener Daten unterscheiden sich von Land zu Land, prüfen Sie daher die Datenschutzvorschriften, die bei Ihnen gelten.

Warum den Bewohner gesondert erfassen?

Viele Wohnungen sind vermietet oder werden von Angehörigen bewohnt. An den Eigentümer schreiben Sie wegen Hausgeld und Vertragsangelegenheiten; den Bewohner brauchen Sie für Zugang, Lärm oder einen Wasserschaden.

Wer gilt als Notfallkontakt?

Jemand, der erreichbar ist oder jemanden hereinlassen kann, wenn es einen Wasserschaden, einen Brand oder ein Sicherheitsproblem gibt und der Bewohner verreist ist. Das kann ein Angehöriger, ein Nachbar oder die Mietverwaltung sein.

Wie sollte die Liste aufbewahrt werden?

Bewahren Sie Papierexemplare sicher auf und beschränken Sie, wer sie hat. Die Browser-Version speichert nur in Ihrem eigenen Browser; drucken Sie sie aus oder speichern Sie sie als PDF für die Unterlagen der Gemeinschaft.