Control de pagos para organizar un viaje en grupo

Para quién es

Todas las personas del viaje y lo que han pagado. Cada participante tiene una línea con el anticipo y el saldo y las fechas en que llegaron, lo que queda pendiente, con quién comparte habitación y si ha entregado sus formularios.

La persona que organiza un viaje para un club, una clase, un coro, un equipo o un grupo de amigos y tiene que cobrar el dinero, pagar al operador y saber en todo momento quién debe qué.

Qué te ayuda a controlar

• El anticipo y el saldo de cada participante, y la fecha de cada pago
• Lo que aún debe cada persona frente al precio por persona
• El total cobrado y el total que falta por cobrar
• Las habitaciones compartidas y las necesidades de dieta o accesibilidad que hay que comunicar
• El número de participantes y quién no ha entregado aún sus formularios

Cómo usarla

1. Anota el viaje, las fechas, el precio por persona, el importe del anticipo y la fecha de vencimiento del saldo, todo según tu propia reserva.
2. Añade a cada participante cuando se apunte, con un contacto, con quién comparte habitación y cualquier necesidad de dieta o accesibilidad.
3. Registra los importes del anticipo y del saldo a medida que se pagan, con la fecha en que llegó cada uno.
4. Marca los formularios recibidos cuando el participante haya entregado su documentación.
5. La columna de pendiente y el resumen se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, resta del precio por persona lo que ha pagado cada uno.
6. Antes de la fecha de vencimiento del saldo, reclama el pago a quien tenga un importe pendiente, y guarda la hoja con tus recibos.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el importe pendiente?

El precio por persona del encabezado menos el anticipo y el saldo registrados para ese participante. Si alguien paga en varios plazos, súmalos en la columna del saldo pagado y anota las fechas.

¿Y si no todos pagan el mismo precio?

La columna de pendiente usa un solo precio para todos. Para un suplemento de habitación individual o un precio infantil, anota la diferencia junto a esa persona y ajústala registrándola en las notas, o usa una hoja distinta para cada tramo de precio.

¿Debo anotar datos personales aquí?

Solo los que necesites para organizar el viaje, y guarda la hoja en un lugar privado. La versión en línea se guarda en tu propio navegador y no se envía a ningún sitio. Pregunta a los participantes cómo quieren que se usen sus datos.

¿En qué se diferencia de la calculadora del fondo común?

La calculadora del fondo común reparte los gastos compartidos entre amigos después de un viaje. Este control sirve para que una persona organizadora cobre un precio fijo a cada participante antes del viaje.