Zahlungsübersicht für Gruppenreisen

Für wen es gedacht ist

Alle Mitreisenden und was sie bezahlt haben. Eine Zeile pro Teilnehmer erfasst Anzahlung und Restzahlung mit dem jeweiligen Eingangsdatum, den noch offenen Betrag, mit wem das Zimmer geteilt wird und ob die Formulare vorliegen.

Wer eine Reise für Verein, Klasse, Chor, Mannschaft oder Freundeskreis organisiert, das Geld einsammelt, den Veranstalter bezahlt und jederzeit wissen muss, wer noch was schuldet.

Was Sie damit im Blick behalten

• Anzahlung und Restzahlung jedes Teilnehmers mit dem jeweiligen Zahlungsdatum
• Was jede Person gemessen am Preis pro Person noch schuldet
• Summe der Eingänge und Summe der noch ausstehenden Zahlungen
• Zimmerteilung sowie Ernährungs- oder Barrierefreiheitsbedarf zur Weitergabe
• Teilnehmerzahl und wessen Formulare noch fehlen

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Reise, Daten, Preis pro Person, Höhe der Anzahlung und Fälligkeit der Restzahlung ein, alles laut Ihrer eigenen Buchung.
2. Erfassen Sie jeden Teilnehmer bei der Anmeldung mit Kontakt, Zimmerpartner und etwaigem Ernährungs- oder Barrierefreiheitsbedarf.
3. Tragen Sie Anzahlung und Restzahlung bei Eingang ein, jeweils mit Datum.
4. Haken Sie „Formulare“ ab, sobald die Unterlagen des Teilnehmers vorliegen.
5. Die Spalte „Offen“ und die Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier ziehen Sie das Bezahlte jeder Person vom Preis pro Person ab.
6. Erinnern Sie vor der Fälligkeit der Restzahlung alle mit offenem Betrag und bewahren Sie die Liste zusammen mit Ihren Belegen auf.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie wird der offene Betrag berechnet?

Preis pro Person aus dem Kopfbereich minus Anzahlung und Restzahlung, die für diesen Teilnehmer erfasst sind. Zahlt jemand in mehreren Raten, addieren Sie diese in der Spalte für die Restzahlung und notieren die Daten.

Was, wenn Teilnehmer unterschiedliche Preise zahlen?

Die Spalte „Offen“ verwendet einen Preis für alle. Bei einem Einzelzimmerzuschlag oder einem Kinderpreis notieren Sie die Differenz bei der betreffenden Person und berücksichtigen sie über die Notizen, oder Sie führen für jede Preisstufe eine eigene Liste.

Sollte ich hier persönliche Daten eintragen?

Nur, was Sie für die Organisation der Reise brauchen, und bewahren Sie die Liste an einem geschützten Ort auf. Die Browserversion speichert in Ihrem eigenen Browser und sendet nichts weiter. Fragen Sie die Teilnehmer, wie ihre Daten verwendet werden dürfen.

Was ist der Unterschied zum Rechner für die gemeinsame Urlaubskasse?

Der Rechner für die Urlaubskasse rechnet gemeinsame Ausgaben unter Freunden nach einer Reise ab. Diese Übersicht ist für eine Person, die vor der Reise von jedem Teilnehmer einen festen Preis einsammelt.