Control de pagos de reservas de vacaciones

Para quién es

Cada reserva, lo pagado y lo que aún se debe. Vuelos, hoteles, alquiler de vehículo, traslados y excursiones tienen cada uno su línea con el proveedor, la referencia, el precio, el depósito y la fecha de vencimiento del saldo. La hoja muestra lo pendiente de cada reserva, los totales y cuánto falta para el próximo pago.

Viajeros que manejan varios proveedores para un mismo viaje y quien organiza unas vacaciones en las que los depósitos se pagan meses antes que los saldos.

Qué te ayuda a controlar

• Cada reserva con su proveedor y su referencia
• El precio total y el depósito ya pagado
• Cuándo vence cada saldo y si ya está pagado
• Lo que queda pendiente en cada reserva y en total
• Cuántos días faltan para el próximo pago de saldo

Cómo usarla

1. Anota arriba el viaje, las fechas y quién viaja.
2. Da a cada reserva una línea en cuanto la hagas: tipo, proveedor, referencia, precio total y depósito pagado.
3. Copia la fecha de vencimiento del saldo de la confirmación de la reserva, no de memoria.
4. Cuando pagues el saldo, anota el importe en la columna de saldo pagado y cambia el estado.
5. Los importes pendientes, los días para el vencimiento y el resumen se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel; revisa el próximo pago cada una o dos semanas antes del viaje.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué controlar aparte las fechas de vencimiento del saldo?

Porque llegan meses después de reservar, a menudo por correo y de proveedores distintos, y algunas reservas pueden cancelarse si no se paga un saldo. Una sola lista con todas las fechas es más fácil de revisar que varias bandejas de entrada.

¿Qué muestran los días para vencer?

El número de días desde hoy hasta la fecha de vencimiento del saldo, en las reservas que aún tienen algo pendiente. Una cifra negativa significa que la fecha ya pasó. El resumen muestra la menor, que corresponde al próximo pago.

¿Y si una reserva se paga entera de una vez?

Anota el precio total y la misma cifra como depósito, o ponla en la columna de saldo pagado. En ambos casos lo pendiente queda en cero y la línea deja de contar para los días al vencimiento.

¿Es aquí donde van las condiciones de cancelación?

Anótalas brevemente en el espacio de notas o guárdalas con las confirmaciones. La hoja no establece ninguna condición; esas están en las condiciones de reserva de cada proveedor.