Seguimiento de solicitudes de encargos

Para quién es

Todas las solicitudes de encargo en un solo lugar. Cada consulta tiene una línea desde el día en que llega, con lo que quiere la persona, el presupuesto que mencionó, cuándo le enviaste precio y por cuánto, y cuándo volver a contactar, hasta que termina como aceptada, rechazada o sin respuesta.

Artistas, ilustradores, ebanistas, joyeros y otros artesanos que aceptan trabajos por encargo y reciben consultas por varios canales.

Qué te ayuda a controlar

• Cada consulta, de dónde vino y cuándo
• Lo que quiere cada persona y el presupuesto que indicó
• Cuándo se envió una cotización y por cuánto
• La próxima fecha de seguimiento, para que ninguna consulta se olvide
• Cuántas consultas se convierten en encargos aceptados

Cómo usarla

1. Escribe arriba el nombre de tu negocio y el periodo.
2. Añade una línea el día en que llegue una consulta: la fecha, el nombre y contacto de la persona, de dónde vino y qué quiere.
3. Anota el presupuesto que mencione, y luego la fecha en que envías la cotización y el importe cotizado.
4. Fija una fecha de seguimiento para cada cotización abierta y revisa la columna cada semana.
5. Registra el resultado cuando se resuelva y marca la casilla de ganado en los encargos aceptados para que el recuento los cuente.
6. Tenlo impreso junto al teléfono o rellénalo en línea, donde se guarda en tu propio navegador.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debo esperar antes de hacer seguimiento de una cotización?

Lo decides tú, y depende del tipo de trabajo y del cliente. Elige un plazo con el que te sientas cómodo y escribe la fecha en la columna de seguimiento para no confiarlo a la memoria.

¿Por qué anotar el origen de cada consulta?

A lo largo de una temporada muestra de dónde vienen de verdad tus encargos, como tu web, una feria o el boca a boca, lo que ayuda a decidir dónde invertir tiempo y dinero.

¿Qué cuenta como sin respuesta?

Úsalo para una cotización que sigue sin contestar después de tu último seguimiento. Sacarla de la lista de abiertas mantiene el seguimiento centrado en las consultas que siguen vivas.

¿Es lo mismo que el control de pedidos?

No. Este cubre la fase anterior a que exista un pedido. Cuando se acepta un encargo, pásalo a tu control de pedidos y a tu formulario de encargo personalizado para gestionar la elaboración y la entrega.