Control de costos de envío y paquetería

Para quién es

Envío cobrado frente a envío pagado. Cada paquete tiene una línea con su destino, servicio, peso, costos de embalaje y envío y lo que se cobró al cliente, y la hoja muestra si ganaste o perdiste en cada uno.

Artesanos y pequeños vendedores en línea que cobran el envío y sospechan que no cubre el costo real una vez contado el embalaje, y cualquiera que fije precios de envío para una tienda o un anuncio.

Qué te ayuda a controlar

• Cada paquete enviado, con el pedido al que pertenece
• El destino, el servicio y el peso
• Los costos de embalaje y envío de cada paquete
• Lo que se cobró al cliente y la diferencia
• Total gastado en envíos, total cobrado y costo medio por paquete

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu negocio y el periodo.
2. Añade una línea por paquete cuando salga: fecha, número de pedido, destino y servicio que usaste.
3. Anota el peso, lo que costó el embalaje, lo que pagaste por enviarlo y lo que pagó el cliente por el envío.
4. La columna de diferencia se calcula en la versión en línea y en el libro de Excel: envío cobrado menos envío y embalaje.
5. Escribe el número de seguimiento para que la línea sirva también como comprobante de envío.
6. Revisa el resumen cada mes y ajusta lo que cobras por el envío si la cifra neta sigue saliendo negativa.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué incluir el embalaje en el costo?

Porque forma parte de lo que te cuesta enviar un pedido. Cajas, sobres, papel de seda y cinta se olvidan con facilidad, y dejarlos fuera hace parecer que el envío está cubierto cuando quizá no lo esté. Deja la columna en blanco si prefieres calcular ese costo en otro sitio.

¿Y si el envío fue gratis para el cliente?

No anotes nada en la columna de cobrado. La línea muestra entonces todo el costo como pérdida, que es lo que te cuesta el envío gratis, y el resumen lo suma en todo el mes.

¿Puedo usarlo con más de una empresa de transporte?

Sí. Escribe la empresa y el servicio en la columna de servicio y compara líneas para ver cuál sale más barata para los paquetes que más envías. La hoja no incluye tarifas de ninguna empresa.

¿Sustituye esto a un comprobante de envío?

Registra el número de seguimiento, pero guarda también el recibo o la confirmación de la empresa de transporte. Algunos marketplaces y transportistas piden su propio comprobante si un paquete se pierde.