Softwarekosten und betrieblicher Nutzungsanteil

Für wen es gedacht ist

Sehen Sie, was Ihre Werkzeuge das Unternehmen wirklich kosten. Jede App, jedes Abo und jeder Dienst erhält eine Zeile mit Abrechnungsweise, Jahreskosten und dem Anteil, den Sie beruflich nutzen, und das Blatt summiert die betrieblichen Kosten des Jahres. Vergessene Abos tauchen hier meist wieder auf.

Freiberufler und Einzelunternehmer, die für eine Handvoll Apps und Onlinedienste bezahlen, von denen manche rein beruflich und manche auch privat genutzt werden.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede App, jedes Werkzeug und jedes Abo, das Sie bezahlen, und wofür es dient
• Ob monatlich oder jährlich abgerechnet wird und wie hoch jede Abrechnung ist
• Die Jahreskosten jedes einzelnen
• Ihren eigenen betrieblichen Nutzungsanteil in Prozent für jedes
• Die betrieblichen Kosten des Jahres und den monatlichen Gegenwert

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Namen des Unternehmens und das Jahr ein.
2. Gehen Sie Ihre Konto- und Kartenauszüge durch und listen Sie jede Software, App und jeden Onlinedienst auf, der Ihnen etwas berechnet.
3. Tragen Sie die Abrechnungsweise, die Kosten je Abrechnung und die Zahl der Abrechnungen im Jahr ein.
4. Tragen Sie für jedes Ihren eigenen betrieblichen Anteil in Prozent ein: 100 bei rein beruflichen Werkzeugen, weniger bei allem, was Sie auch privat nutzen. Notieren Sie, wie Sie ihn eingeschätzt haben.
5. Jahres- und Betriebskosten, Summen und der Monatswert werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier multiplizieren Sie quer und addieren die Spalten.
6. Prüfen Sie die Liste vor Verlängerungen und kündigen Sie, was Sie nicht mehr nutzen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie lege ich den betrieblichen Anteil fest?

Danach, wie Sie das Werkzeug tatsächlich nutzen. Ein Designprogramm nur für Kundenaufträge ist vollständig betrieblich; ein Handyvertrag oder Cloudspeicher, den Sie mit der Familie teilen, nur teilweise. Notieren Sie Ihre Begründung und prüfen Sie die Vorschriften in Ihrem Land, wie gemischte Nutzung behandelt wird.

Soll ich Preise mit oder ohne Umsatzsteuer eintragen?

So, wie Sie Ihre Bücher führen. Wenn Sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückerhalten, tragen viele den Nettobetrag ein, sonst den vollen gezahlten Betrag. Bleiben Sie im ganzen Blatt bei einer Methode.

Was ist mit Diensten, die in einer anderen Währung abrechnen?

Tragen Sie den Betrag laut Kontoauszug ein, der tatsächlich in Ihrer eigenen Währung abgebucht wurde, damit die Summen zu Ihren Büchern passen und nicht zum Listenpreis.

Woher kommt der monatliche Gegenwert?

Er ist die Summe der Jahreskosten geteilt durch zwölf. So lässt er sich leicht mit einem Monatsbudget oder einer Liquiditätsplanung vergleichen.