Buchungsliste für Räume und Einrichtungen
Sie haben alle Buchungen für einen gemeinsam genutzten Raum an einer sichtbaren Stelle – das einzige verlässliche Mittel gegen Doppelbuchungen.
OC-09 1 Seite
Hotels und Gästeunterkünfte · HG-03
Buchungsformular für Veranstaltungsräume
Buchungsformular für Veranstaltungsräume zum Ausdrucken: Veranstalter, Gäste, Zeiten, Bestuhlung, Technik, Catering, Bar und Preise, ein Blatt pro Anlass.
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Eine Seite. Wählen Sie das Papierformat: Beide Fassungen haben genau dasselbe Layout, keine wird verkleinert, damit sie passt.
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Die ausfüllbaren Fassungen haben echte Formularfelder: Öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Programm, schreiben Sie hinein und speichern Sie sie. Hilfe zum Drucken.
Wofür dieses Blatt gedacht ist
Richten Sie den Raum am Veranstaltungstag so her, wie es bei der Buchung vereinbart wurde – ohne dass am Morgen noch etwas per Telefon geklärt werden muss.
Für wen es gedacht ist
Hotels, Gaststätten und Pensionen, die einen Raum für Besprechungen, Feiern, Trauerfeiern und Hochzeitsessen vermieten.
So verwenden Sie es
- Nehmen Sie die Angaben des Veranstalters und das Datum auf und arbeiten Sie sich dann durch Zeiten und Bestuhlung.
- Haken Sie die gewünschte Ausstattung ab und beschreiben Sie die Bestuhlung in Worten.
- Halten Sie Menü oder Paket, die Bar-Regelung und dazu gebuchte Zimmer fest.
- Tragen Sie die vereinbarten Preise aus Ihrer eigenen Preisliste, die erhaltene Anzahlung und das Fälligkeitsdatum des Restbetrags ein.
- Vermerken Sie jede nach der Buchung vereinbarte Änderung mit Datum und Namen unter Bemerkungen.
Was das Blatt enthält
Eine Seite, von oben nach unten:
Unter dem Titel: Eine Veranstaltung, ein Blatt – Veranstalter, Personenzahl, Bestuhlung, Catering und Geld, damit der Raum so hergerichtet wird wie vereinbart und niemand den Veranstalter am Morgen anrufen muss.
Ausfüllzeilen: Veranstaltungsraum · Datum der Veranstaltung · Buchungsnr. · Entnommen von · Veranstalter / Firma · Telefon · E-Mail · Art der Veranstaltung · Personenzahl · Zugang ab · Beginn · Ende · Raum frei bis
Raumaufbau — wie mit dem Veranstalter vereinbart
Ausfüllzeilen: Bestuhlung · Tische & Stühle · Ehrentisch / Bühne · Farbe Tischwäsche
- Beamer, Leinwand oder Bildschirm
- Tonanlage und Mikrofone
- Flipchart oder Whiteboard
- Rednerpult
- Tanzfläche
- Garderobe
- Schilder und Staffelei
- WLAN-Zugang
Catering und Bar
Ausfüllzeilen: Gewähltes Menü oder Paket · Serviceart · Servieren um · Sonderkost (Anzahl) · Bar-Regelung · Bar auf / zu · Torte oder Anlass · Gebuchte Zimmer
Finanzielles — Beträge laut Ihrer eigenen Preisliste und Bedingungen
Ausfüllzeilen: Vereinbarte Raummiete · Preis p. P. vereinbart · Erhaltene Anzahlung · Datum Anzahlung · Restbetrag fällig bis · Schriftlich bestätigt am · Bestätigt von · Endgültige Zahl bis · Endgültige Zahl
Linien: Bemerkungen – nach der Buchung vereinbarte Änderungen, mit Datum und Namen
Häufige Fragen
Warum sind keine Preise oder Pakete aufgedruckt?
Weil es Ihre sind. Der Abschnitt „Finanzielles“ hat freie Felder für Raummiete, Preis pro Person und Anzahlung, damit Sie eintragen, was mit diesem Veranstalter nach Ihrer eigenen Preisliste und Ihren Bedingungen vereinbart wurde.
Ist das dasselbe wie der Ablaufplan für den Tag?
Nein. Dies ist die Buchung – was vereinbart und bezahlt wurde. Der Ablauf des Tages selbst gehört in einen Ablaufplan für die Veranstaltung, der auf dieser Grundlage geschrieben wird, sobald die Details bestätigt sind.
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