Planificador de reunión familiar

Para quién es

Una reunión familiar planificada en dos páginas. El evento arriba; después, cada rama de la familia con un contacto, cuántos vienen y qué aportan; los costos, con lo estimado frente a lo real; y las tareas, con un nombre y una casilla junto a cada una.

Quien se haya ofrecido a organizar el encuentro (el primo de la hoja de cálculo, la tía que sabe la dirección de todos), para cualquier cosa desde una comida hasta un fin de semana con varias ramas que viajan.

Qué te ayuda a controlar

• Cada rama de la familia, quién habla por ella y si ha respondido
• Cuántas personas vienen en total, sumando las ramas
• Qué aporta cada rama: un plato, una exposición, llevar a alguien en su vehículo, dinero
• Lo que costará el día, estimado y real, con la diferencia calculada
• Las tareas, quién se ha encargado de cada una y cuáles están hechas

Cómo usarla

1. Completa el evento y el motivo, la fecha, el lugar y los horarios, y quién lo organiza con una forma de contactarle ese día.
2. Enumera las ramas de la familia (por abuelos, por apellido, como se divida la familia) con la persona con la que tratas en cada una.
3. A medida que lleguen las respuestas, marca respondió y escribe cuántos vienen. El total se calcula en la versión para el navegador y en el libro de Excel; en papel, suma la columna.
4. Enumera los costos con una estimación y completa lo real a medida que se paga. La diferencia y los totales se calculan solos. Si los costos se comparten, y cómo, lo acuerda la familia; la columna de contribución recoge lo que se ofreció.
5. Escribe las tareas (comida, identificadores con nombre, la exposición del árbol familiar, fotografías, la recogida) y pon un nombre junto a cada una. Una tarea sin nombre es la que no se hace.
6. Imprime la hoja para el día, o deja abierta la versión para el navegador y guárdala en tu propio navegador.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia del plan de evento comunitario?

Se organiza por ramas de la familia en lugar de por funciones, porque así es como se invita a una reunión familiar y así es como llega la gente. Si necesitas un programa detallado o una tabla de riesgos para un evento grande, el plan de evento comunitario los incluye.

¿Qué cuenta como rama?

Lo que use la familia: los hijos de una pareja, un apellido, un país. Una línea por rama con un contacto mantiene las respuestas manejables; los nombres de cada persona pueden ir en una lista de invitados si quieres una.

¿Puede calcular lo que debe cada rama?

No por sí solo; suma los costos y el número de personas. Dividir una cifra entre la otra, o repartir los costos de otra manera, es una decisión de la familia; la columna de contribución es donde se anota lo que cada rama ofreció o acordó.

¿Qué va en la tabla de tareas?

Todo lo que alguien tiene que hacer antes, durante y después: reservas, comida, identificadores, la exposición de fotografías y árboles, la foto de grupo, la recogida. Marca cada una cuando esté hecha.