Control de actas de nacimiento, matrimonio y defunción

Para quién es

Las actas y copias de registros que has pedido, y lo que te han costado. Una fila por registro, con el hecho, la referencia con la que se pidió, la fecha del pedido y una marca cuando llegó; la hoja suma el gasto y cuenta lo que sigue pendiente.

Genealogistas que piden registros a registros civiles, archivos y oficinas de registro y pierden la cuenta de cuáles han llegado, cuáles siguen en camino y cuánto ha costado de verdad la investigación del año.

Qué te ayuda a controlar

• Cada acta de nacimiento, matrimonio o defunción que has solicitado, y de quién
• La referencia o entrada de índice con la que se hizo el pedido
• Cuándo se pidió y cuánto se pagó
• Qué registros han llegado y cuáles siguen pendientes
• El gasto total, calculado automáticamente

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu nombre y el apellido o proyecto que abarca la hoja.
2. Añade una fila cuando pidas un registro: la persona, el hecho, la fecha y el lugar según creas que son, y la referencia o entrada de índice que indicaste en el pedido.
3. Anota la fecha del pedido y la tasa que pagaste. Las tasas son lo que te cobró la oficina emisora; aquí no se indica ninguna.
4. Marca «recibido» cuando llegue el registro y usa la columna de notas para lo que resultó decir, sobre todo si era la persona equivocada.
5. El costo total y los recuentos de registros recibidos y pendientes se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel.
6. Añade cada registro recibido a tu registro de fuentes con su propio número y archiva el acta donde ese número la encuentre.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿A qué oficinas y sitios web debo pedirlos?

Depende por completo del país y la época, y la hoja no lo dice. Recoge dónde hiciste el pedido y cuánto costó; dónde se conservan los registros es algo que debes averiguar para el lugar que investigas.

¿Y si el registro resulta ser de otra persona?

Conserva la fila, marca «recibido» e indícalo en las notas. Costó dinero igualmente, descarta algo y así no volverás a pedir la misma entrada por error.

¿Puedo controlar registros que ya tengo?

Sí. Deja en blanco la fecha de pedido y el costo y marca «recibido». Así la hoja sirve también de lista de las actas que tienes en tus archivos.

¿Calcula cuánto tiempo lleva esperando un pedido?

No. Cada oficina tarda un tiempo distinto y la hoja no supone nada. El recuento de pendientes del resumen te dice cuántos faltan por llegar; la fecha de pedido de cada uno te dice cuánto llevan.