Planer für das Familientreffen

Für wen es gedacht ist

Ein Familientreffen, auf zwei Seiten geplant. Oben die Veranstaltung, dann jeder Zweig der Familie mit einer Kontaktperson, wie viele kommen und was sie mitbringen, die Kosten mit Schätzung und Ist-Betrag und die Aufgaben mit Namen und Häkchen.

Wer sich bereit erklärt hat, das Treffen zu organisieren – der Cousin mit der Tabelle, die Tante, die alle Adressen kennt –, für alles vom Mittagessen bis zum Wochenende, zu dem mehrere Zweige anreisen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeden Zweig der Familie, wer für ihn spricht und ob er geantwortet hat
• Wie viele insgesamt kommen, zusammengezählt aus den Zweigen
• Was jeder Zweig beiträgt – ein Gericht, eine Ausstellung, eine Mitfahrgelegenheit, Geld
• Was der Tag kostet, geschätzt und tatsächlich, mit berechneter Differenz
• Die Aufgaben, wer welche übernommen hat und welche erledigt sind

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Veranstaltung und Anlass, Datum, Ort und Uhrzeiten ein und wer organisiert, mit einer Möglichkeit, die Person am Tag zu erreichen.
2. Listen Sie die Zweige der Familie auf – nach Großeltern, nach Familienname, wie auch immer sich die Familie aufteilt – mit der Person, an die Sie sich jeweils wenden.
3. Wenn Antworten eintreffen, haken Sie „Geantwortet“ ab und tragen die Zahl der Teilnehmer ein. Die Summe wird im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier addieren Sie die Spalte.
4. Listen Sie die Kosten mit einer Schätzung auf und tragen Sie den Ist-Betrag ein, sobald bezahlt ist. Differenz und Summen werden berechnet. Ob und wie die Kosten geteilt werden, vereinbart die Familie; die Spalte für den Beitrag hält fest, was angeboten wurde.
5. Schreiben Sie die Aufgaben auf – Essen, Namensschilder, die Stammbaum-Ausstellung, Fotos, das Aufräumen – und setzen Sie zu jeder einen Namen. Eine Aufgabe ohne Namen ist die, die nicht erledigt wird.
6. Drucken Sie das Blatt für den Tag aus oder lassen Sie die Browserversion geöffnet und in Ihrem eigenen Browser gespeichert.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich das vom Veranstaltungsplan für Vereins- und Gemeindefeste?

Es ist nach Zweigen der Familie statt nach Aufgabenbereichen gegliedert, denn so wird zu einem Familientreffen eingeladen und so erscheint man auch. Brauchen Sie für eine große Veranstaltung einen Ablaufplan oder eine Risikotabelle, finden Sie beides im Veranstaltungsplan.

Was zählt als Zweig?

Was die Familie selbst verwendet: die Kinder eines Paares, ein Familienname, ein Land. Eine Zeile je Zweig mit einer Kontaktperson hält die Antworten überschaubar; einzelne Namen können auf eine Gästeliste, wenn Sie eine möchten.

Kann es ausrechnen, was jeder Zweig schuldet?

Nicht von selbst; es summiert die Kosten und die Personen. Das eine durch das andere zu teilen oder die Kosten anders aufzuteilen, ist eine Entscheidung der Familie; in der Spalte für den Beitrag halten Sie fest, was jeder Zweig angeboten oder zugesagt hat.

Was gehört in die Aufgabentabelle?

Alles, was jemand vorher, währenddessen und danach tun muss – Buchung, Essen, Namensschilder, die Ausstellung mit Fotos und Stammbäumen, das Gruppenfoto, das Aufräumen. Haken Sie jede Aufgabe ab, wenn sie erledigt ist.