Registro de correspondencia y consultas

Para quién es

Cada consulta enviada, y si se contestó. Una fila por carta, correo, formulario o llamada, con a quién fue, qué preguntaba, la tasa pagada, la fecha en que esperas respuesta y la fecha en que llegó, para no reclamar nada dos veces ni olvidarlo.

Genealogistas que escriben a archivos, registros civiles, parroquias, sociedades, primos lejanos y coincidencias de ADN, y que necesitan saber de un vistazo qué sigue esperando respuesta.

Qué te ayuda a controlar

• Qué se envió, cuándo, a quién y por qué medio
• Qué preguntaba cada consulta, lo bastante breve para reconocer la respuesta
• Las tasas pagadas y su total
• Cuándo esperabas respuesta y si ha llegado
• El resultado, para que la respuesta conste en el registro y no solo en una carpeta

Cómo usarla

1. Escribe arriba tu nombre y el apellido o proyecto que abarca el registro.
2. Añade una fila cada vez que envíes algo: la fecha, a quién fue, de qué trataba y cómo se envió.
3. Anota la tasa que hayas pagado. Las tasas son lo que cobró la oficina o la persona; aquí no se sugiere ninguna.
4. Escribe la fecha para la que esperas respuesta, según lo que te dijo el destinatario o tu propio cálculo, para que la hoja muestre lo que está retrasado.
5. Cuando llegue una respuesta, marca «respondido», anota la fecha y resume el resultado en una línea. Anota el siguiente paso, si lo hay, en la misma columna.
6. El total de tasas y los recuentos de consultas, respuestas y pendientes se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿De dónde sale la fecha de respuesta prevista?

De ti. Algunas oficinas indican un plazo de respuesta al hacer la solicitud; si no, escribe la fecha a partir de la cual querrías reclamar. La hoja no supone cuánto tarda nadie.

¿Anoto también las llamadas?

Sí, con «teléfono» como medio y el resultado escrito en el momento. Una llamada es la consulta que más fácilmente se olvida.

¿Y los mensajes a coincidencias de ADN?

Pueden ir aquí o en el registro de coincidencias de ADN, que tiene sus propias casillas de contacto y respuesta. Usa uno u otro para cada mensaje para que los recuentos sean fiables.

¿Cómo se calcula la cifra de pendientes?

Es el número de filas de la hoja menos el número de filas marcadas como respondidas. Lo que decidas dar por perdido puedes marcarlo como respondido con «sin respuesta» como resultado, y deja de contar.