Hoja de existencias y ventas de libros en eventos

Para quién es

Cuenta los libros al llegar y al irte. Llévala a una feria, una firma o un mercado para anotar el precio de cada título y los ejemplares llevados, vendidos, firmados y regalados; la hoja calcula lo que debería volver a casa y lo recaudado.

Autores que venden sus propios libros en ferias, firmas, festivales, visitas a escuelas y mercados, solos o con alguien que les ayude en la mesa.

Qué te ayuda a controlar

• Ejemplares de cada título y formato llevados al evento
• Ejemplares vendidos, firmados y regalados
• Ejemplares que deberían volver a casa, para cotejarlos con la caja
• Recaudación por título, el reparto entre efectivo y tarjeta, y la recaudación descontada la cuota de la mesa

Cómo usarla

1. Antes de salir de casa, escribe arriba el evento, la fecha, el lugar y la cuota de la mesa, si la hay.
2. Anota cada título y formato con tu precio y el número de ejemplares que llevas.
3. Durante el evento, apunta las ventas, los ejemplares firmados y los regalados, en papel o en la versión en línea.
4. Al final, anota los totales en efectivo y con tarjeta según tu caja de cambio y tu lector de tarjetas, y luego cuenta las cajas frente a la columna de devueltos.
5. Los ejemplares devueltos y la recaudación se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, resta y multiplica en cada fila.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué anotar aparte los ejemplares firmados?

Los ejemplares firmados suelen ser también ejemplares vendidos, así que la columna es para tus registros y no para las cuentas. Muestra cuántas personas quisieron una dedicatoria, lo que ayuda a planificar el tiempo en el próximo evento.

¿Y si mis totales en efectivo y con tarjeta no coinciden con la recaudación?

El resumen muestra la diferencia. Las causas habituales son un descuento hecho ese día, un precio de lote o un regalo mal contado; anótalo para que la próxima hoja lo tenga en cuenta.

¿Sirve para descuentos o lotes?

Anota una línea aparte para un lote o un precio especial del evento, con su propio precio. Así la columna de recaudación queda exacta sin cambiar tus precios habituales.

¿Puedo usarla para otros artículos?

Sí. Marcapáginas, láminas y bolsas de tela pueden ir en sus propias líneas con su precio.