Registro de reparaciones de zonas comunes

Para quién es

Cada reparación de las zonas comunes, de principio a fin. El registro anota cuándo se comunicó cada avería, quién la reparó, cuánto tardó y cuánto costó, para tener el historial a mano cuando un propietario pregunte qué se pagó con los gastos de comunidad.

Juntas directivas de asociaciones y comunidades de vecinos, administradores voluntarios y propietarios que llevan su propio registro de lo que ocurre en las zonas comunes.

Qué te ayuda a controlar

• Cada avería comunicada en las zonas comunes, con dónde estaba y quién la reparó
• Cuántos días tardó cada reparación desde el aviso hasta su finalización
• Cuánto costó cada reparación y si se pagó con los gastos de comunidad o con el fondo de reserva
• La referencia de la factura que respalda cada costo
• Las reparaciones abiertas, las cerradas y el gasto total del año

Cómo usarla

1. Escribe en el encabezado el edificio, el año y quién lleva el registro.
2. Añade una línea en cuanto se comunique una avería, con la fecha, dónde está y qué falla.
3. Cuando termine el trabajo, rellena la empresa, la fecha de finalización, el costo y el fondo con el que se pagó.
4. Copia el número de factura en la última columna para poder rastrear cualquier cifra hasta el papel.
5. Los días, los totales y el número de reparaciones abiertas se calculan en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, cuenta los días y suma los costos al pie de cada página.
6. Guarda el registro del año con las cuentas de los gastos de comunidad para enseñarlo a quien lo pida.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué reparaciones van en este registro?

Todo lo que afecte a las partes del edificio que todos comparten y pagan juntos, como el portal, las escaleras, el tejado, el ascensor, la iluminación y los exteriores. Las reparaciones dentro de una vivienda que paga solo su propietario van en sus propios registros.

¿Qué significa «Pagado con»?

Si el costo salió del presupuesto ordinario de gastos de comunidad o del fondo de reserva. Qué fondo paga cada cosa lo fijan tu escritura y las decisiones de presupuesto de tu comunidad, así que usa las partidas con las que trabaja tu edificio.

¿Por qué anotar los días hasta la reparación?

Muestra qué averías quedaron sin resolver y qué empresas fueron rápidas, lo que ayuda a elegir a quién llamar la próxima vez y a responder quejas por retrasos.

¿En qué se diferencia del registro de averías del ascensor?

Este registro reúne todas las reparaciones comunes en un solo lugar. Un ascensor tiene su propio patrón de avisos y visitas del técnico, así que el registro de averías y avisos del ascensor guarda ese detalle por separado.