Control del fondo de reserva de la comunidad

Para quién es

Lo que entra en el fondo de reserva y lo que sale. Cada aportación y cada pago se registran a partir del saldo inicial, con un total acumulado y una lista de los proyectos a los que se destina el dinero, para que los propietarios vean cuánto queda sin asignar.

Directivos, tesoreros y propietarios del edificio que gestionan un fondo de reserva o de previsión para un edificio o una casa dividida en viviendas e informan de él a los demás propietarios.

Qué te ayuda a controlar

• Cada aportación al fondo y cada pago que sale de él
• El saldo después de cada línea, a partir de la cifra inicial que introduces
• Los proyectos a los que se destina el fondo y cuánto tiene cada uno
• Qué parte del saldo final aún no está destinada a nada

Cómo usarla

1. Escribe el edificio, el nombre del fondo, la cuenta en la que está, el saldo inicial y la fecha de ese saldo.
2. Registra cada aportación o pago en su propia línea por orden de fecha, con el proyecto al que corresponde cuando lo haya.
3. Enumera en la tabla de proyectos las obras para las que se guarda el dinero y el importe reservado para cada una.
4. El saldo acumulado, los totales y la cifra sin asignar se calculan en el navegador y en el libro de Excel; en papel, arrastra el saldo línea a línea.
5. Comprueba el saldo final con el extracto del banco o de la entidad antes de informar a los propietarios.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un fondo de reserva y un fondo de previsión?

Los términos suelen usarse para lo mismo: dinero reunido con el tiempo para gastos grandes o irregulares, como obras en el tejado o el ascensor. Algunos contratos usan uno de los términos o ambos. Usa el nombre que figure en tus contratos y en tus cuentas.

¿Cuánto debería tener el fondo?

Aquí no hay ninguna cifra. El nivel suele calcularse a partir de una inspección técnica o un plan de mantenimiento, y de lo que los contratos permiten cobrar. Esta hoja recoge lo que realmente hay y lo que está comprometido.

¿Debe guardarse el fondo en una cuenta aparte?

Mantenerlo separado del dinero de los gastos corrientes de comunidad facilita mucho informar sobre él. Que deba guardarse aparte o en depósito fiduciario depende de la normativa, así que consulta la aplicable en tu país o región.

¿Cómo registro los intereses?

Introduce los intereses como una aportación en la fecha en que se abonan, con una descripción como intereses del trimestre, para que el saldo coincida con el extracto.